3 rutiner der holder styr på din økonomi hver måned

Daglig afstemning, overblik over likviditet og løbende opdatering af dit budget. 3 ting, der sikrer, at du har et godt overblik over din økonomi.

En sund økonomi skabes ikke kun ved årsafslutningen. Den bliver skabt løbende i de små, faste rutiner, der gør, at du altid ved, hvor virksomheden står. Når du arbejder systematisk måned for måned, opdager du fejl i tide, styrer likviditeten bedre og slipper for stress op til moms- og skattefrister.

Herunder får du bogholderens forslag tre rutiner, der giver dig et stærkere økonomisk fundament og mere ro i hverdagen. Og hvis du selv synes, det lyder uoverskueligt, så kan du overveje at få hjælp af en bogholder.

Rutine 1: Afstemning af bank og bilag

En af de vigtigste månedlige opgaver er at sikre, at alle bankposteringer matcher et bilag, og at bilagene er korrekt kategoriseret. Det lyder simpelt, men det er her, mange fejl sniger sig ind.

Start med at gennemgå alle månedens transaktioner i dit regnskabsprogram og sørg for, at intet mangler. Hvis der ligger posteringer uden bilag, skal du finde dokumentationen med det samme – jo længere tid der går, jo sværere er det at genskabe den. Omvendt skal du også undgå bilag, der ikke er knyttet til en betaling, fordi de skaber dobbeltbogføring og et skævt regnskab.

Når alle bilag er matchet, bør du scanne dem for kvalitet: Er der korrekt dato, beløb, CVR og beskrivelse? Er moms angivet korrekt? Små fejl virker ubetydelige, men de skaber problemer ved momsafstemning og årsafslutning. Regelmæssig afstemning er derfor nøglen til et regnskab, der altid er opdateret og troværdigt.

Rutine 2: Overblik over likviditet og faste udgifter

Likviditet er virksomhedens ilt. Uanset hvor god din forretning er, kan økonomien blive presset, hvis betalinger kommer sent, eller udgifterne stiger uden, at du opdager det. Derfor bør du hver måned skabe overblik over, hvordan pengene bevæger sig ind og ud af virksomheden.

Gør følgende:

• Gennemgå kundebetalinger: Er der fakturaer, der er for sent betalt?
• Tjek kommende udgifter: Abonnementer, husleje, software, hosting, forsikringer.
• Vurder dine variable udgifter: Er materialer, fragt eller underleverandører steget?
• Se på din saldo: Har du penge nok på kontoen til skat, moms og løn?

Denne kontrol hjælper dig med at opdage tendenser tidligt. Hvis du fx ser, at flere kunder betaler senere end aftalt, kan du justere dine betalingsbetingelser eller mindske risikoen med faste forudbetalinger.

Når du løbende følger likviditeten, kan du planlægge investeringer, løn til dig selv og større udgifter med langt større sikkerhed.

Rutine 3: Kig på dit budget

Budgettet er ikke et dokument, du laver én gang om året. Det er et levende værktøj, der bør opdateres løbende, så det afspejler virksomhedens aktuelle situation.

Hver måned bør du sammenligne dine faktiske tal med budgettet:

• Ligger omsætningen over eller under det forventede?
• Er de faste udgifter stabile?
• Har du haft variable udgifter, du bør indregne fremover?
• Passer din egen løn til det niveau, virksomheden kan bære?
• Er der brug for at justere priser eller kapacitet?

For mange selvstændige bliver budgettet først virkelig nyttigt, når det bruges aktivt. Når du kender forskellen mellem budget og realiserede tal, kan du træffe hurtigere beslutninger, fx om at skrue op for markedsføring, sætte prisen rigtigt eller udsætte en investering. Det er her, budgettet viser sin værdi som styringsredskab og ikke bare et regneark.

Undgå disse ting med faste rutiner

Når du arbejder struktureret hver måned, undgår du en lang række almindelige udfordringer:

• ubehagelige overraskelser, når momsfristen nærmer sig
• manglende bilag, som ikke længere kan genskabes
• pludselige likviditetsproblemer
• urealistiske budgetter, der ikke matcher virkeligheden
• stress ved årsafslutningen, fordi alt skal gøres på én gang.

Faste rutiner betyder, at du opdager fejl tidligere, justerer i tide og får ro til at fokusere på driften i stedet for brandslukning. De tre faste rutiner tager måske en time om måneden, men de sparer dig for mange timer, bekymringer og fejl senere. Når dit regnskab er opdateret, likviditeten er under kontrol og budgettet følger virksomhedens udvikling, står du langt stærkere som selvstændig.