SÃ¥dan opretter du en faktura korrekt – 5 krav du skal overholde

Tillykke! Du har fået kunder, og skal sende din første faktura. Det lyder som en simpel formalitet, men fakturaen er faktisk utrolig vigtig for din virksomheds økonomi. Den fungerer som dit bevis for et salg, dit grundlag for at opkræve betaling, og det dokument, som Skat bruger til at tjekke dit momsregnskab.

Desværre kan fejl pÃ¥ fakturaen hurtigt skabe problemer. En lille undladelse kan betyde, at du risikerer bøder, eller at din kunde ikke kan trække momsen fra – hvilket forsinker betalingen.

Denne guide giver dig en præcis tjekliste, så du er sikker på, at din fakturering er 100% korrekt fra første dag. Vi gennemgår de fem lovpligtige krav, du altid skal huske, så du undgår fejl, og sikrer en problemfri betaling.

Fem lovpligtige krav til din faktura

For at din faktura er juridisk gyldig og kan bruges i dit momsregnskab – og kundens fradrag – skal den indeholde en række specifikke informationer, som er bestemt i momslovgivningen. Hvis bare ét element mangler, kan din faktura blive afvist af Skat.

Når du går i gang med at fakturere, uanset om du bruger et regnskabsprogram eller en skabelon, skal du sikre dig, at de følgende fem krav er inkluderet.

Krav 1: Fakturanummer – unik identifikation

Det første og måske mest fundamentale krav til din faktura er, at den skal have et unikt fakturanummer.

Hvorfor er det vigtigt? Fakturanummeret fungerer som en unik identifikation for hver transaktion. Skat bruger nummeret til at følge pengestrømmen og kontrollere, at der ikke mangler salg eller fakturaer i dit regnskab.

Hvad skal du huske?

• Tal: Du skal starte ved f.eks. 1 eller 1000 og tælle opad for hver ny faktura (1001, 1002, 1003…). Du mÃ¥ aldrig springe et nummer over eller tælle baglæns.
• Unikt: Hver faktura skal have sit eget, nye nummer. Du mÃ¥ ikke bruge det samme nummer to gange, selvom du har annulleret en tidligere faktura.
• Automatisér: Dette er et af de omrÃ¥der, hvor et regnskabsprogram er din bedste ven. De fleste programmer genererer og styrer automatisk nummereringen, hvilket sikrer, at du ikke laver fejl.

Krav 2: Din identitet – CVR-nummer og navn

Loven kræver, at du tydeligt angiver, hvem der er sælgeren af varen eller ydelsen – altsÃ¥ din virksomheds identitet. Det er essentielt, fordi det fastslÃ¥r, hvem der har ansvaret for moms og skat i forbindelse med salget.

Hvorfor er det vigtigt? Dette krav sikrer, at Skat og køber kan identificere dig som den juridiske part i handlen. For momsregistrerede virksomheder er især CVR-nummeret afgørende. Uden CVR-nummer kan din erhvervskunde ikke få fradrag for købsmomsen, hvilket potentielt kan få dem til at afvise fakturaen.

Hvad skal du huske?

• Virksomhedsnavn: Angiv det fulde, registrerede navn pÃ¥ din virksomhed.
• Adresse: Din virksomheds officielle adresse.
• CVR-nummer: Dit CVR-nummer skal altid fremgÃ¥ af fakturaen. Hvis din virksomhed er momsfritaget (f.eks. ved salg af visse ydelser inden for sundhed), skal det stadig fremgÃ¥, men der skal være en klar reference til, at salget er fritaget for moms.

Krav 3: Kundens identitet – hvem betaler regningen?

Lige så vigtigt som det er at identificere dig selv som sælger, er det afgørende at specificere, hvem køberen er. Dette krav sikrer, at transaktionen er dokumenteret fra begge sider, og at kunden kan bruge fakturaen i deres eget regnskab.

Hvorfor er det vigtigt? Hvis din kunde er en virksomhed, skal de bruge dit salgsbilag (fakturaen) som et købsbilag i deres regnskab. Hvis kundens identitet ikke fremgår, kan de miste deres ret til fradrag for momsen og andre udgifter.

Hvad skal du huske?

• Salg til virksomheder (B2B): Her skal du altid angive kundens virksomhedsnavn og det tilhørende CVR-nummer. Sørg ogsÃ¥ for at have den korrekte adresse.
• Salg til privatpersoner (B2C): Sælger du til en privatperson, er det tilstrækkeligt at angive kundens navn og adresse. Du behøver ikke angive et CPR-nummer.

Krav 4: Varens eller ydelsens art – hvad sælger du?

For at din faktura er gyldig, skal den ikke kun vise, hvem der køber og sælger, men også en tydelig beskrivelse af, hvad det er, du har solgt.

Hvorfor er det vigtigt? SKAT skal kunne vurdere, hvilken type salg der er tale om, særligt i relation til momsreglerne (nogle ydelser er momsfritaget, andre er ikke). Derudover sikrer en klar beskrivelse, at der ikke opstår tvivl eller uenighed med kunden om det leverede arbejde eller produkt.

Hvad skal du huske?

• Klar beskrivelse: Angiv kort, men præcist, hvad varen eller ydelsen omfatter. UndgÃ¥ vage formuleringer (Eksempel: Skriv “2 timers rÃ¥dgivning i digital markedsføring” i stedet for bare “Konsulentydelse”).
• Antal og enhedspris: Angiv, hvor mange enheder du sælger (f.eks. antal timer eller antal produkter). Angiv derefter prisen pr. enhed (timepris, stykpris).
• Leveringsdato: Hvis leveringsdatoen afviger fra fakturadatoen, skal leveringsdatoen ogsÃ¥ fremgÃ¥.

Krav 5: Pris, moms og totalbeløb – de økonomiske detaljer

Nu er vi nået til nogle af de mest centrale dele af din faktura. Her præciseres det samlede beløb, du opkræver, og der specificeres, hvor meget af beløbet der udgør moms.

Hvorfor er det vigtigt? Det er vigtigt både for dit eget momsregnskab og for kundens evne til at trække købsmomsen fra i deres regnskab. Hvis momsbeløbet ikke er tydeligt specificeret, kan kunden ikke trække momsen fra, og de vil sandsynligvis sende fakturaen retur.

Hvad skal du huske?

• Beløb ekskl. moms: Den reelle pris for varen eller ydelsen.
• Momsbeløb: Det præcise beløb i kroner og øre, som udgør 25% af det beløb, du har solgt for.
• Totalbeløb inkl. moms: Det samlede beløb, kunden skal betale ind pÃ¥ din konto.
• Salg uden moms: Sælger du ydelser, der er fritaget for moms (f.eks. visse uddannelsesydelser eller sundhedsydelser), skal du angive det tydeligt pÃ¥ fakturaen (f.eks. “Momsfritaget salg”). Selvom der ikke er moms, er fakturaen stadig et gyldigt salgsbilag.

Ekstra råd: Styr på betalingsfristen og udbetalingen

Når de fem lovpligtige krav er opfyldt, skal du fokusere på de praktiske elementer, der sikrer, at du får dine penge til tiden og uden problemer. En korrekt faktura er ikke meget værd, hvis du glemmer at angive, hvordan kunden skal betale og hvornår.

• Tydelig betalingsfrist: Angiv altid en klar og realistisk betalingsfrist. De mest almindelige er 8, 14 eller 30 dage. En utydelig frist kan forsinke betalingen og føre til misforstÃ¥elser.
• Bankinformation: Dobbelttjek, at dit registreringsnummer og kontonummer stÃ¥r korrekt og tydeligt pÃ¥ fakturaen. Det lyder banalt, men fejl her er en hyppig Ã¥rsag til forsinkede indbetalinger.
• Rykkergebyr: For at motivere til rettidig betaling, kan du (uden at blive aggressiv) kort nævne, at du opkræver rykkergebyr og renter i henhold til renteloven, hvis betalingsfristen overskrides. Det er med til at kommunikere professionalisme og en forventning om rettidig betaling.

Ved at have styr på de praktiske detaljer hjælper du kunden med at betale hurtigt og sikrer, at din likviditet ikke lider unødig last.

Gør faktureringen til en nem rutine

Fakturering skal ikke være en kilde til bekymring i din nye virksomhed. Når du har styr på de fem lovpligtige krav, har du grundlaget for et professionelt og lovligt regnskab.

Det letteste er at automatisere processen. De fleste regnskabsprogrammer er designet til automatisk at inkludere alle de lovpligtige felter, styre nummereringen og beregne momsen korrekt, hvilket fjerner risikoen for menneskelige fejl og sparer dig for tid.

NÃ¥r din virksomhed vokser, og antallet af fakturaer – og dermed dit regnskabsarbejde – stiger, er det et klogt træk at hyre en bogholder eller revisor. De kan sikre, at dine systemer er effektive, at moms og skat altid er korrekt angivet, og at du frigiver tid til at drive din kerneforretning.

Få den rette hjælp

Har du brug for hjælp til at finde en bogholder, der kan hjælpe dig med at implementere de rigtige systemer og sikre, at dine fakturaer og dit regnskab altid er i topform?

Finara hjælper dig med at skabe overblik og tryghed. Udfyld vores formular, og få op til 3 uforpligtende tilbud fra kvalificerede eksperter, som forstår vigtigheden af struktur i din hverdag.