5 dokumenter din revisor altid beder om

Forbered dog godt på mødet med din nye revisor ved at have alle papirerne klar på forhånd. Se her, hvad du typisk bliver bedt om at finde frem – og hvorfor. 

Når du samarbejder med en revisor for første gang, kan det hurtigt føles, som om der bliver efterspurgt mange dokumenter. For nye virksomhedsejere er det ikke altid tydeligt, hvorfor netop disse papirer er vigtige, eller hvad de egentlig bruges til.

Sandheden er, at revisorens arbejde står og falder med kvaliteten af dit materiale. Jo bedre dokumentation du leverer, desto mere præcise råd, færre fejl og mere ro i processen får du til gengæld.

I denne artikel får du et klart overblik over de fem dokumenter, din revisor næsten altid beder om, og hvad de betyder for dig og din virksomhed.

Hvorfor beder revisoren om dokumentation?

En revisor må ikke gætte. Alle tal i regnskabet skal kunne dokumenteres, forklares og forsvares over for myndigheder, banker og andre interessenter. Dokumenterne er derfor ikke bureaukrati for bureaukratiets skyld – de er fundamentet for et korrekt regnskab.

Samtidig giver dokumentationen revisoren mulighed for at:

• sikre korrekt skat og moms
• opdage fejl og mangler i tide
• rådgive dig mere præcist om økonomi og drift
• spare tid (og dermed ofte honorar) i samarbejdet

Jo tidligere du forstår, hvilke dokumenter der er vigtige for et godt samarbejde, desto nemmere bliver dialogen med din revisor.

1) Regnskabsmateriale og bogføring

Det første (og nok også det vigtigste) din revisor beder om, er dit løbende regnskab. Det er her, alle virksomhedens økonomiske bevægelser samles, og her det er nemmest at danne sig et overblik over din økonomiske situation. 

Regnskabsmaterialet viser blandt andet:

• indtægter og udgifter
• bankbevægelser
• momsregistreringer
• resultat og balance

Hvis du bruger et regnskabsprogram, kan du typisk give revisoren direkte adgang. Ellers kan materialet leveres som rapporter eller eksportfiler.

Det er vigtigt, at bogføringen er ajourført. Uafsluttede perioder eller manglende posteringer gør det svært at give et retvisende billede af virksomheden. Har du svært ved at finde tid til det i det daglige, kan du med fordel overveje at få hjælp hos en bogholder.

2) Bilag og kvitteringer

Bilag er dokumentationen bag tallene i regnskabet. Uden bilag kan en udgift blive underkendt, og et momsfradrag gå tabt.

Revisor vil typisk forvente, at:

• alle indtægter og udgifter har et bilag
• bilagene er læselige og korrekt dateret
• beløb og moms stemmer overens med bogføringen

Bilag kan være:

• leverandørfakturaer
• kvitteringer fra køb
• abonnementsoversigter
• afregninger fra betalingsudbydere

Manglende eller rodede bilag er en af de mest almindelige årsager til ekstra arbejde (og ekstra omkostninger) i revisorgennemgangen, så det betaler sig at have styr på dem. 

3) Bankkontoudtog og finansielle konti

Din revisor skal kunne afstemme regnskabet med virkeligheden. Derfor er bankkontoudtog et centralt dokument.

Kontoudtogene bruges til at:

• kontrollere, at alle bevægelser er bogført
• identificere manglende bilag
• opdage private hævninger eller fejlposteringer
• sikre korrekt saldo ved periodens afslutning

Ofte efterspørges:

• alle virksomhedens bankkonti
• eventuelle kreditkort tilknyttet virksomheden
• PayPal, MobilePay, Stripe eller lignende

Når bank og regnskab stemmer overens, så ved revisoren, at tallene er til at stole på (og det gør du også).

4) Løndata og personaleoplysninger (hvis relevant)

Har du ansatte, eller udbetaler du løn til dig selv i et selskab, er løndata uundgåelige, når du skal mødes med din revisor for første gang. 

Revisoren vil typisk bede om:

• lønsedler
• lønrapporter
• oplysninger om pension, feriepenge og AM-bidrag
• ansættelseskontrakter

Lønområdet er følsomt, fordi fejl hurtigt kan føre til efterbetalinger, renter eller bøder. Korrekt dokumentation sikrer, at både skat og arbejdsmarkedsbidrag er håndteret rigtigt.

5) Kontrakter og aftaler

Endelig vil revisoren ofte bede om indblik i virksomhedens væsentligste aftaler. Det gælder især, hvis de har økonomisk betydning på længere sigt, og du har et ønske om økonomisk rådgivning.

Aftaler kan være:

• lejekontrakter
• leasingaftaler
• lånedokumenter
• større kundekontrakter
• samarbejdsaftaler

Aftalerne kan have betydning for:

• regnskabsmæssig klassificering
• periodisering af udgifter
• eventualforpligtelser
• virksomhedens risikoprofil

Uden disse oplysninger risikerer regnskabet at give et misvisende billede af din virksomheds økonomi, hvilket gør det svært for dig (og revisoren) at træffe gode beslutninger.

Hvad sker der, hvis dokumenterne mangler?

Mangler du dokumentation, kan du sjældent stoppe op og tænke, at det nok går alligevel. Tværtimod kan manglende bilag og forklaringer få direkte betydning for dit regnskab og i sidste ende din økonomi. Uden tilstrækkelig dokumentation har hverken bogholder, revisor eller myndigheder mulighed for at vurdere, om udgifterne reelt er erhvervsmæssige.

Et regnskab, der ikke er fyldestgørende, kan derfor føre til en række uønskede konsekvenser – både på kort og lang sigt:

• Udgifter, der ikke kan fratrækkes, fordi du ikke kan dokumentere formål eller sammenhæng med virksomheden.

• Forkert eller afvist momsindberetning, hvis bilag mangler momsoplysninger eller ikke kan kobles korrekt til regnskabet.

• Forsinket årsregnskab, fordi der skal bruges ekstra tid på at indhente manglende materiale eller afklare usikkerheder.

• Ekstra omkostninger til oprydning, da efterfølgende rettelser ofte kræver flere arbejdstimer hos bogholder eller revisor.

• Øget risiko ved kontrol fra myndigheder, hvor mangelfuld dokumentation kan føre til korrektioner, krav om efterbetaling eller i værste fald bøder.

Derfor er det i din egen interesse at have styr på dokumentationen fra start – også selvom det kan virke omstændeligt i begyndelsen. Gode rutiner tidligt sparer både tid, penge og bekymringer, når regnskabet skal gennemgås eller indsendes senere.

Et godt samarbejde starter med overblik

Revisorens spørgsmål handler ikke om mistillid, men om ansvar. Jo bedre dokumentation du leverer, desto lettere er det for revisoren at hjælpe dig, og desto stærkere står din virksomhed økonomisk.

Når du fra start har styr på de fem centrale dokumenter, bliver samarbejdet mere effektivt, mere trygt og langt mindre stressende. Det giver dig mulighed for at bruge tiden på forretningen (og lade revisoren tage sig af tallene).