Guide: Sådan laver du løn for første gang

Med vores trin for trin-guide til lønkørsel bliver du hurtigt klogere på skat, indberetning og bankafstemning. Vi klæder dig på til at undgå de typiske fejl.

At lave løn for første gang kan virke uoverskueligt. Der er satser, frister, indberetninger og konti, som alle skal spille sammen, og fejl kan hurtigt blive både dyre og tidskrævende at rette op på.

Samtidig er løn ikke bare en intern sag. Når du udbetaler løn, har du ansvar over for både medarbejderen, SKAT, ATP og banken. Derfor er det vigtigt, at du forstår processen og får den sat rigtigt op fra start.

I denne guide får du overblik over, hvad lønkørsel indebærer, hvilke forberedelser du skal have på plads og hvordan du laver løn trin for trin – så du kan gøre det korrekt og med ro i maven.

Hvad betyder det at “lave løn”?

At lave løn handler ikke kun om at overføre et beløb til en medarbejder. Det er en samlet proces, hvor du beregner løn, fradrag og skat, indberetter til myndigheder og sikrer, at regnskab og bank stemmer.

En korrekt lønkørsel består typisk af fire dele:                        

• Beregning af løn: Bruttoløn, pension, feriepenge, skat og AM-bidrag
• Indberetning: Oplysninger sendes til eIndkomst (SKAT)
• Udbetaling: Lønnen udbetales til medarbejderen
• Bogføring: Posteringerne registreres korrekt i regnskabet

Når alle fire dele hænger sammen, undgår du uoverensstemmelser mellem lønsystem, bank og bogføring, og du står tilbage med en medarbejder, der har fået sin løn til tiden.

Før du laver løn

Inden du overhovedet kører din første løn, er der en række ting, som skal være korrekt sat op. Mange fejl opstår, fordi man springer dette trin over. Hvis du ikke selv kan sætte det op, kan det være en fordel at få hjælp af en bogholder, så du kommer sikkert fra start.

1) Du skal være registreret som arbejdsgiver

Hvis du har ansatte (eller udbetaler løn til dig selv i et selskab) skal virksomheden være registreret som arbejdsgiver.

Det indebærer, at du:

• Er registreret hos Erhvervsstyrelsen/Skattestyrelsen som arbejdsgiver
• Har adgang til eIndkomst
• Er tilmeldt relevante ordninger som ATP og evt. pensionsudbyder

Uden korrekt registrering kan du ikke indberette løn lovligt.

2) Ansættelsesforholdet skal være klart

For hver medarbejder (og evt. dig selv) skal vilkårene være fastlagt:

• Løntype (timeløn eller fast månedsløn)
• Timetal eller månedsløn
• Skattekort (hovedkort/bikort)
• Pension, ferieordning og evt. tillæg

Disse oplysninger danner grundlaget for alle beregninger.

Trin for trin: Sådan laver du løn

1) Indtast lønoplysninger

Start med at indtaste de faktiske oplysninger for perioden:

• Antal arbejdstimer (ved timeløn)
• Fast løn (ved månedsløn)
• Eventuelle tillæg, bonus eller fravær

Her er det vigtigt, at tallene er korrekte, især hvis lønnen varierer fra måned til måned.

2) Beregn skat og bidrag

Lønsystemet (eller din beregning) sørger for at trække de rigtige beløb:

• AM-bidrag (8 %)
• A-skat ud fra medarbejderens skattekort
• Eventuel pension (arbejdsgiver- og medarbejderandel)

Resultatet er nettolønnen – det beløb, der faktisk udbetales til medarbejderen.

3) Indberet lønnen til eIndkomst

Når lønnen er beregnet, skal den indberettes. Det er ikke valgfrit.

Du skal indberette:

• Bruttoløn
• Skat og AM-bidrag
• Pension og øvrige bidrag

Indberetningen danner grundlag for medarbejderens årsopgørelse og for, hvad du skal sende videre til SKAT og andre ordninger.

4) Udbetal lønnen

Herefter udbetales nettolønnen til medarbejderens konto.

Samtidig skal du være opmærksom på, at skat og AM-bidrag ikke tilhører virksomheden. Beløbene skal afregnes videre til SKAT på de fastsatte frister.

Det er en god idé at have særskilt fokus på, hvilke penge der er dine, og hvilke der blot passerer gennem virksomheden.

Sådan hænger løn og bankafstemning sammen

Når al løn er udbetalt, skal posteringerne kunne genfindes og afstemmes i banken. Det er her, mange nye virksomhedsejere bliver usikre.

En typisk lønudbetaling medfører:

• Én eller flere bankoverførsler til medarbejdere
• En skyldig post til SKAT (A-skat og AM-bidrag)
• Eventuelle betalinger til pension og ATP

For at bevare overblikket bør du:

• Sørge for, at lønposteringer bogføres samlet og konsekvent
• Afstemme bankkontoen kort efter lønudbetaling
• Kontrollere at der ikke mangler eller er dobbeltført beløb

Hvis løn, bank og regnskab stemmer, bliver både moms, skat og årsafslutning markant lettere. Stemmer det derimod ikke – og opdager du det først sent – så kan der hurtigt gå mange timer med fejlretning.

Typiske fejl ved første lønkørsel

Mange begynderfejl går igen, men de kan undgås med lidt opmærksomhed:

• Manglende eller forkert indberetning: Løn udbetales, men indberettes ikke korrekt
• Forkert skattekort: Brug af bikort i stedet for hovedkort (eller omvendt)
• Manglende afstemning: Bank og lønbogføring stemmer ikke
• For sen betaling til SKAT: Kan udløse renter og gebyrer

Fælles for fejlene er, at de ofte først opdages sent, og derfor tager unødigt lang tid at rette.

Skal du lave løn selv – eller få hjælp?

Det er fuldt muligt at lave løn selv som virksomhedsejer, særligt hvis du har få ansatte, lønnen er overskuelig og stort set ens fra måned til måned, og du bruger et lønsystem, der guider dig gennem beregning og indberetning. I den situation kan lønkørsel blive en fast rutine, som er til at overskue i hverdagen.

Samtidig stiger kompleksiteten hurtigt, i takt med at virksomheden vokser. Flere medarbejdere, varierende arbejdstider, tillæg, pensioner og særlige vilkår øger risikoen for fejl – både i beregningen af løn og i indberetningen til myndighederne. Fejl i løn kan være tidskrævende at rette og kan få økonomiske konsekvenser, hvis de ikke opdages i tide.

Derfor vælger mange en mellemvej, hvor de selv står for den løbende lønkørsel, men får hjælp til opsætning, kontrol og gennemgang fra en revisor eller bogholder. Det kan for eksempel være ved opstart, ved ændringer i medarbejderforhold eller som en del af årsafslutningen. På den måde bevarer du overblikket og læringen, samtidig med at du får faglig sparring og tryghed for, at lønnen er håndteret korrekt.