Hvordan forbereder man sig bedst på en ekstern revision?

Uanset om din organisation er stor eller lille, så er det afgørende at forberede sig grundigt, så processen med at finde en ekstern revisor forløber glat og effektivt. En velorganiseret og velforberedt revision fremmer både troværdigheden over for investorer og kan give værdifulde indsigter i virksomhedens finansielle sundhed og operationelle effektivitet. Denne artikel vil guide dig igennem de vigtige skridt og overvejelser i forberedelsen til en ekstern revision.

I løbet af artiklen vil vi forklare, hvordan du kan sikre, at din virksomhed forstår revisionsprocessen, forbereder nødvendig dokumentation, optimerer interne processer og arbejder effektivt sammen med revisoren. Med nøgleelementerne på plads er du godt på vej til at navigere sikkert igennem revisionen og udnytte mulighederne for forbedringer baseret på revisorens fund og anbefalinger.

Forståelse af revisionsprocessen

Revisionsprocessen begynder typisk med en planlægningsfase, hvor revisoren identificerer de væsentligste risikoområder i virksomhedens finansielle rapporter. Det indebærer en risikovurdering, som danner grundlag for den efterfølgende udvælgelse af væsentlige bilag og områder, der skal testes. Det er vigtigt, at virksomheden forstår revisorens metoder og er klar til at assistere i udvælgelsen ved at tilbyde indsigt og dokumentation.

Efter planlægningen følger selve revisionsudførelsen, hvor revisoren undersøger de finansielle oplysninger, laver stikprøvekontroller og evaluerer effektiviteten af virksomhedens interne kontrolsystem. De aktiviteter danner grundlaget for troværdigheden af de finansielle rapporter.

Under denne fase er det for virksomheden fordelagtigt at have en åben kommunikationskanal til revisoren, så eventuelle usikkerheder og forventninger kan adresseres. Hvis virksomheden for eksempel har gennemgået store strukturelle ændringer i løbet af året, kan det være god idé at forberede en detaljeret forklaring og dokumentation heraf.

Efter test- og evalueringsfasen følger rapporteringsfasen, hvor revisoren sammenfatter sine fund i en revisionsberetning. Beretningen vil påpege eventuelle fejl eller mangler og om nødvendigt give anbefalinger til forbedringer. Det er her, hvor den indledende forståelse af processen viser sin værdi, idet virksomheden vil være bedre forberedt på at forstå og implementere anbefalingerne.

Krav til revisionen

Det er også vigtigt at påpege, at den eksterne revision er underlagt en række love og standarder såsom de internationale revisionsstandarder (ISA) eller eventuelle lokale standarder og regulativer. En grundig viden om dem kan gøre en betydelig forskel i forberedelsen, da det kan hjælpe virksomheden med at imødekomme revisorens forventninger mere effektivt.

Et eksempel på en forståelse af revisionsprocessen i praksis kunne være, når en virksomhed forbereder årsafslutningen. Her er det vigtigt at virksomheden sikrer sig, at alle finansielle poster er korrekt registreret og dokumenteret gennem året. Det omfatter blandt andet bankafstemning, opgørelse af varebeholdninger og indhentning af bekræftelser fra tredjeparter. Det giver revisoren den nødvendige sikkerhed til at kunne konstatere, at regnskabet giver et retvisende billede af virksomhedens finansielle situation.

Afslutningsvist kræver forberedelsen til en ekstern revision en robust forståelse af alle dens facetter. Det inkluderer kendskabet til revisionsstandarter, bevidsthed om virksomhedens interne kontrolprocedurer og ikke mindst en forståelse af, hvilke typer af dokumentation og information revisoren vil kræve.

Dokumentation og regnskabsmateriale

En vigtig del af forberedelsen til en ekstern revision involverer organisering og forberedelse af det nødvendige dokumentations- og regnskabsmateriale. Tilgængeligheden og kvaliteten af materialet er afgørende for en effektiv og problemfri revisionsproces. En virksomheds dokumentation skal være komplet, præcis og rettidigt opdateret for at kunne støtte de finansielle rapporter og understøtte revisorens vurdering af virksomhedens økonomiske stilling.

Det betyder, at alle finans- og regnskabsrelaterede dokumenter skal være nemme at tilgå og velorganiserede. Dokumenterne inkluderer blandt andet en grundig og nøjagtig ordrebog, alle fakturaer, bankudtog, købs- og salgskontrakter og lønningslister. Det er også en god idé at have dokumentation for værdiansættelse af virksomhedens aktiver inklusiv varebeholdninger og anlægsaktiver samt eventuel gæld og forpligtelser.

Et godt forberedelsesarbejde kunne være at oprette en elektronisk database eller et fysisk arkiveringssystem, hvor al dokumentation er kategoriseret og let tilgængelig. Når regnskabsafdelingen foretager månedslukninger, bør relevante dokumenter arkiveres straks på en metodisk måde, så informationen er køreklar for revisoren.

Derudover er det væsentligt at sikre at alle regnskabsmæssige skøn og vurderinger er baseret på et solidt grundlag, og at deres grundlag er tydeligt dokumenteret. Hvis virksomheden har foretaget afskrivninger på immaterielle aktiver eller nedskrivning af lagerværdier, skal baggrunden for beslutningerne være klart og logisk dokumenteret herunder de anvendte beregninger og modeller.

Flere faktorer spiller ind

Vurderinger af eventuelle forpligtelser såsom juridiske dokumenter, garantiforpligtelser eller pensioner skal præsenteres med den relevante dokumentation for at understøtte virksomhedens skøn over omkostninger, der kan opstå relateret til hensættelserne. En detaljeret registrering af vurderingerne og de juridiske og finansielle ekspertrapporter, der understøtter dem, vil hjælpe revisoren med at danne sig et pålideligt og retvisende indtryk af virksomhedens potentialer eller forpligtelser.

Derudover kræver enkelte brancher specifik dokumentation som for eksempel miljøregnskaber i energisektoren eller sporbarhedsdokumenter i medicinalindustrien.
Det er vigtigt, at virksomheden ikke kun opbevarer generelt regnskabsmateriale men også er opmærksom på og klar med indikerede specialiserede dokumenttyper.

Endelig må man ikke undervurdere vigtigheden af samarbejdet mellem forskellige afdelinger – såsom IT, HR og regnskab – for at sikre fuldstændige og sammenhængende regnskabsinformationer. IT-afdelingen kan for eksempel sikre, at regnskabssystemet er up-to-date, og at samtlige elektroniske regnskabsfiler er sikkerhedskopieret og beskyttet.

At være godt forberedt på en ekstern revision med hensyn til dokumentation og regnskabsmateriale vil ikke kun fremme revisionens bevægelse og formindske risikoen for fejl eller forsinkelser, men det vil også give virksomheden lejlighed til internt at identificere og rette eventuelle fejl før revisorens ankomst.

Interne forberedelser og processer

Nøglen til at sikre en flydende og vellykket ekstern revision ligger ikke kun i den grundige dokumentation men også i de interne forberedelser og processer, der skal være i stand til at understøtte og fremvise dokumentationen efter behov. Interne processer skal optimeres før revisorens ankomst for at sikre, at de kan modstå den kritiske gennemgang og give et pålideligt grundlag for de finansielle rapporter.

En væsentlig del af forberedelserne indebærer at sikre, at medarbejderne er velinformerede om revisionsprocessen og deres rolle i den. Det kan indebære uddannelse eller vejledning af medarbejdere, der måske skal svare på revisors spørgsmål eller levere yderligere informationer. Det er vigtigt, at alle nøglepersoner forstår vigtigheden af revisionen og er forberedt på at bidrage konstruktivt.

Et eksempel på interne forberedelser kunne være en forudgående intern “mini-revision” eller kvalitetskontrol for at identificere og rette eventuelle fejl eller mangler i regnskaberne. Ved at gennemgå poster på en måde, der simulerer den eksterne revisors metode, kan virksomheden være et skridt foran og forbedre nøgleområder, før ekstern revision begynder. Det kan omfatte verifikation af diverse hovedbøger, genovervejelse af lageroptællinger og kontrol af overholdelse med regnskabsprincipper.

En effektiv måde at fremme processerne på er ved at implementere et internt revisionsudvalg eller et compliance team, der har ansvaret for at holde virksomheden i tråd med de nødvendige standarder hele året rundt. Sådan et team kan spille en central rolle i at overvåge og styre de interne kontroller, udarbejde interne standarder for regnskabspraksis og foreslå forbedringer, hvor det er muligt.

Sans for detaljen

På et mere detaljeret niveau skal virksomheden sætte tid af til at revidere og opdatere beskrivelserne af deres interne kontrolsystemer. Det er især vigtigt for virksomhedens væsentligste transaktionscyklusser som salg, indkøb, lønninger og andre finansielle processer. Revisoren vil kræve en dybdegående forståelse af processerne og kan stille spørgsmål om specifikke kontrolaktiviteter eller væsentlige kontroller, hvis formål er at minimere risikoen for fejlagtig rapportering.

Et konkret scenarie kan være en virksomhed med en vis varebeholdning. Det ville ikke være nok at præsentere fysiske optællingsresultater. Virksomheden skal også kunne dokumentere og begrunde sin metode til vurdering af lagerets omkostningsværdi, sin tilgang til at håndtere forældede varer og de kontroller, der er sat op for at identificere og rette lagerfejl.

De interne forberedelser skal også inkludere gennemgang af virksomhedens it-systemer for at kontrollere, at de er sikre, og at data er troværdige. IT-systemernes rolle i at understøtte finansielle rapporter er ofte undervurderet, og enhver mangel kan udgøre en risiko, som revisoren skal tage højde for i sin evaluering.

Kommunikation og samarbejde med revisoren

Effektiv kommunikation og godt samarbejde med den eksterne revisor er essentielt for at opnå en succesfuld og effektiv revisionsproces. Et godt samarbejde bygger på klare linjer for kommunikation, fastlagte forventninger og et miljø af åben dialog. Virksomheder skal forstå, at revisoren ikke er en modstander men en partner, hvis indsigt og anbefalinger kan styrke virksomhedens finansielle rapportering og interne kontroller.

For at fremme et positivt samarbejde er det afgørende, at virksomheden udpeger en dedikeret kontaktperson eller et team, som har ansvaret for at koordinere med revisoren. Teamet vil typisk bestå af medarbejdere fra finansafdelingen og ledelsen, men det kan også inkludere andre nøglepersoner afhængigt af revisionens fokusområder. Deres opgave vil være at sikre, at revisoren modtager de ønskede oplysninger rettidigt og at svare på eventuelle spørgsmål eller afklare uoverensstemmelser, som måtte opstå.

Et eksempel på et sådant samarbejde kan være under en lageroptælling, hvor virksomheden koordinerer med revisoren forud for optællingen, forklarer om deres procedurer og giver assistance på dagen for at sikre, at alt forløber glat. Et andet eksempel kunne være under diskussionen af komplekse regnskabsmæssige estimater såsom nedskrivning af anlægsaktiver, hvor virksomheden proaktivt kan forberede og præsentere de anvendte modeller og antagelser, så revisoren hurtigt kan forstå og evaluere dem.

Teamwork er vejen frem

På et operationelt niveau skal der planlægges møder og statusopdateringer mellem virksomheden og revisoren for at sikre, at alle parter forbliver opdaterede på revisionsprocessens fremgang. Med omhyggelig planlagt kommunikation kan virksomheden sikre sig, at eventuelle bekymringer eller spørgsmål fra revisorens side bliver adresseret hurtigt, hvilket kan reducere tidspres og arbejdsbyrder mod slutningen af processen.

Træning af personale i bedste praksis for kommunikation med revisorer kan også indføres. Simpel vejledning, såsom hvordan og hvornår informationer skal leveres, kan være med til at mindske frustrationer på begge sider og sikre, at revisionen ikke bliver forsinket unødigt.

Samlet set bør en virksomhed anerkende og udnytte revisionen som en chance for at lære og forstærke sin operationelle styrke. Revisorernes uafhængige øjne kan opdage svagheder eller risici, som virksomheden måske ikke selv har været klar over.

Se mulighederne i den eksterne revision

Succesen af hele processen afhænger af omhyggelig planlægning, detaljeret orientering og proaktiv kommunikation. Ved at investere tid i at forstå revisionsprocessen, sørge for minutiøs og ajourført dokumentation, finpudsning af interne processer og et godt samarbejde med revisoren kan virksomheder forvandle en potentiel udfordring til en værdiskabende mulighed.

Forberedelse er nøglen til at minimere stress og uforudsigelighed, styrke virksomhedens troværdighed og lægge fundamentet for fortsat finansiel sundhed. Yderligere stiller en vellykket revision virksomheden i en position, hvor den kan drage fordel af revisorens objektive råd og grundige analyse, hvilket leder til fortsat forbedring og optimering af forretningsdriften.

Husk, at revisionsprocessen ikke kun er en formalitet eller et juridisk krav. Den er en vital sundhedskontrol for din virksomhed, som kan afsløre vigtige indsigter og åbne døre til fornyet effektivitet og profitabilitet.