Elektronisk faktura

En elektronisk faktura er et digitalt dokument, der repræsenterer en anmodning om betaling for leverede varer eller tjenester, udstedt og modtaget i et elektronisk format. Fakturatypen effektiviserer faktureringsprocessen, da den muliggør automatisk databehandling og arkivering.

Hvad er en elektronisk faktura?

Elektronisk faktura, ofte omtalt som e-faktura, refererer til digitale versioner af traditionelle papirfakturaer. Fakturaerne genereres, sendes, modtages og behandles elektronisk. Hovedformålet med elektroniske fakturaer er at strømline fakturerings- og betalingsprocesserne mellem handelspartnere ved at minimere manuelt papirarbejde og reducere behandlingstiden.

Udstedelse og modtagelse

Ved udstedelsen overfører en sælger en elektronisk faktura til en køber ved hjælp af enten direkte elektroniske systemer, ERP-systemer, faktureringsplatforme eller via integrerede e-handelsnetværk. Køberen modtager fakturaen i sit faktureringssystem, hvilket muliggør en hurtig og effektiv betalingsproces.

Format og standarder

For at muliggøre interoperabilitet mellem forskellige systemer anvender elektroniske fakturaer standardiserede formater. Disse standarder, såsom EDI (Electronic Data Interchange) og UBL (Universal Business Language), sikrer, at fakturaoplysninger fortolkes korrekt uanset software eller platform.

Juridisk validering

Elektroniske fakturaer er juridisk anerkendte dokumenter og skal overholde samme skattemæssige og regnskabsmæssige lovgivning som papirfakturaer. De skal indeholde specifikke oplysninger for at være gyldige, herunder et unikt fakturanummer, dato for udstedelse, sælgers identifikation og detaljer om varer eller tjenester solgt.

Fordele

Overgangen til elektroniske fakturaer byder på betydelige fordele, heriblandt reducerede omkostninger til papir og porto, en hurtigere betalingscyklus, øget datasikkerhed og en mere miljøvenlig faktureringsmetode.

Eksempel på brug:

En virksomhed modtager en elektronisk faktura fra sin leverandør via e-mail. Fakturaen er i PDF-format og indeholder et link til en online betalingsportal, hvor betalingen kan gennemføres direkte.

Synonymer:

• E-faktura
• Digital faktura

Antonymer:

• Papirfaktura
• Manuelt udstedt faktura

Relaterede termer:

• E-handel
• Faktureringssoftware
• Elektronisk Dataudveksling (EDI)
• Automatiseret bogføring