Bogføringsloven forklaret simpelt – hvad skal du vide som selvstændig?

At starte en virksomhed handler om at få de rigtige idéer, finde sin plads på markedet og skaffe kunder – men det handler i den grad også om at have en velfungerende økonomi.

Her er det især vigtigt at kende til bogføringsloven. Det er en forudsætning for at drive virksomhed lovligt i Danmark, da loven fastsætter, hvordan du registrerer og gemmer dine økonomiske oplysninger.

I denne artikel gennemgår vi bogføringsloven på en enkel måde og forklarer, hvad den betyder for dig som selvstændig eller iværksætter. Du får et klart overblik over de vigtigste krav, og hvad du skal gøre for at leve op til reglerne.

Hvad er bogføringsloven?

Selvom “bogføringslov” kan lyde tørt, handler det i bund og grund om én ting: at have styr på dine tal. Loven skal sikre, at din virksomhed fører regnskab på en korrekt, gennemsigtig og sikker måde – både for din egen skyld og for myndighedernes.

Bogføringsloven gælder som udgangspunkt for alle erhvervsdrivende i Danmark. Det betyder, at både selskaber, enkeltmandsvirksomheder, foreninger og fonde er omfattet – uanset størrelse eller branche.

Formålet er at skabe gennemsigtighed og sikre, at dine tal altid kan dokumenteres, hvis Skat eller Erhvervsstyrelsen beder om det.

Den nuværende bogføringslov blev moderniseret i 2022–2023, blandt andet for at gøre regnskabsprocessen mere digital. Det betyder, at flere virksomheder fremover skal bruge et digitalt bogføringssystem, som automatisk opbevarer og beskytter deres regnskabsdata.

Hvad betyder bogføringsloven for dig som selvstændig?

Som selvstændig betyder bogføringsloven først og fremmest, at du skal kunne dokumentere alle økonomiske bevægelser i din virksomhed – fra udgifter og indtægter til fakturaer og kvitteringer.

Du skal bogføre løbende, så din økonomi altid afspejler virkeligheden. Det betyder, at bilag skal gemmes digitalt, og alle posteringer skal kunne følges tilbage til den oprindelige transaktion.

Det betyder, at du skal:

• Registrere alle indtægter og udgifter
• Gemme bilag elektronisk
• Kunne fremvise et retvisende regnskab
• Bruge et digitalt bogføringssystem – kravet er gradvist i gang med at blive indfaset fra 2025 (mere om dette længere nede)

Formålet med loven er ikke at gøre hverdagen mere besværlig – tværtimod. Når du bogfører korrekt og har styr på dine bilag, bliver det både lettere at holde overblik, træffe økonomiske beslutninger og undgå fejl, der kan koste tid og penge senere.

De vigtigste krav i bogføringsloven – kort fortalt

Bogføringsloven stiller nogle helt grundlæggende krav til, hvordan virksomheder skal håndtere økonomien.

Her er hovedpunkterne, du bør kende:

• Bogføringspligt: Alle erhvervsdrivende skal føre regnskab over virksomhedens økonomiske transaktioner. Det betyder, at alle indtægter og udgifter skal registreres løbende.
• Dokumentation: Hver registrering skal kunne dokumenteres med et bilag, der indeholder oplysninger som dato, beløb og formål. På den måde kan enhver postering kontrolleres og spores tilbage til sin oprindelse.
• Opbevaring: Alt regnskabsmateriale – bilag, rapporter, kontoudtog osv. – skal gemmes sikkert i minimum fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
• Digitalisering: Med den nye bogføringslov skal mange virksomheder bruge et digitalt bogføringssystem, hvor transaktioner og bilag opbevares elektronisk. Formålet er at skabe bedre datasikkerhed og en mere strømlinet administration uden rod.
• Undtagelser: Offentlige institutioner som kommuner og statslige virksomheder er ikke omfattet af bogføringspligten.

Kort sagt: Bogføringsloven handler om gennemsigtighed og sikkerhed. Når du følger reglerne, beskytter du både dig selv og din virksomhed – og slipper for problemer, hvis myndighederne senere vil se dit regnskab.

Hvornår skal du bruge et digitalt bogføringssystem?

Et af de bemærkelsesværdige punkter i den nye bogføringslov er kravet om digital bogføring. Det betyder, at mange virksomheder fremover skal bruge et godkendt digitalt bogføringssystem til at registrere og gemme deres regnskabsdata.

Men hvornår gælder det fra – f.eks. for selvstændige?

Erhvervsstyrelsen har besluttet at indføre de digitale krav gradvist, så alle får tid til at omstille sig:

• Fra 2025: Kravet gælder for virksomheder, der skal indsende årsrapport til Erhvervsstyrelsen – f.eks. ApS og A/S.
• Fra 2026 (forventet): De digitale krav udvides til at gælde mindre virksomheder og enkeltmandsvirksomheder, der ikke er regnskabspligtige på samme måde.
• Senere: Reglerne vil gradvist omfatte flere virksomhedstyper, så stort set alle erhvervsdrivende i Danmark ender med at skulle bruge et digitalt system.

Et “godkendt digitalt bogføringssystem” betyder, at programmet opfylder en række tekniske krav fastsat af Erhvervsstyrelsen – f.eks. automatisk sikkerhedskopiering, datasikkerhed, adgangskontrol og mulighed for digital opbevaring af bilag.

Du kan finde en liste over de godkendte systemer på Erhvervsstyrelsens hjemmeside. Brug gerne et af de større og populære programmer som Dinero, Billy eller e-conomic. Disse systemer bruges allerede af tusindvis af danske virksomheder, og er derfor gennemtestede og stabile. Det gør det lettere at komme i gang som ny, og du vil altid kunne finde hjælp til systemerne.

Derudover gør det et eventuelt samarbejde med en bogholder eller revisor lettere, da mange af dem i forvejen arbejder i netop disse systemer.

Sådan kommer du i gang med bogføringen – trin for trin

At komme i gang med bogføring behøver ikke være svært. Det vigtigste er, at du får sat en klar struktur fra starten – så regnskabet ikke virker uoverskueligt, men som en naturlig del af din hverdag.

Her er en enkel trin-for-trin guide:

1. Vælg det rigtige bogføringssystem
   Start med et brugervenligt system, der passer til din virksomheds størrelse og aktivitet. De fleste tilbyder gratis prøveperioder, så du kan teste funktioner og finde det, der føles mest naturligt at bruge.
2. Opsæt din kontoplan
   Kontoplanen er grundstrukturen i dit regnskab. Mange programmer har færdige skabeloner, du kan tilpasse. Sørg for, at dine konti afspejler din virksomheds indtægter og udgifter korrekt.
3. Gem alle bilag digitalt
   Gør det til en vane at gemme kvitteringer og fakturaer, så snart du får dem. Tag billeder, upload PDF’er eller brug appen, der følger med dit system. Det sparer dig for mange timers arbejde senere.
4. Bogfør løbende
   Sæt tid af én gang om ugen eller måneden til at bogføre dine indtægter og udgifter. Det holder dit regnskab ajour og gør momsafregningen langt nemmere.
5. Overvej samarbejde med en bogholder eller revisor
   En rådgiver kan hjælpe dig med at sætte systemet rigtigt op fra start, så alt fungerer, som det skal. De kan også stå for den løbende bogføring, mens du fokuserer på at drive virksomheden.
6. Lav backup og hold data sikkert
   Sørg for, at dit system tager automatisk backup, og brug to-trins-godkendelse, hvis muligt. Så er dine data beskyttet mod både fejl og uautoriseret adgang.

Når strukturen er på plads, får du ikke bare styr på tallene, men også ro i maven og bedre overblik over, hvordan din virksomhed faktisk klarer sig.

Få styr på bogføringen – og hjælp, hvis du har brug for det

Bogføringsloven kan med fordel ses som en guide frem for en byrde. Den viser, hvordan du skal strukturere din økonomi, så dit regnskab altid lever op til kravene. På den måde kan du undgå fejl, bøder og unødige bekymringer.

Husk, at du ikke behøver gøre det hele selv. En bogholder eller revisor kan hjælpe dig med at få styr på opsætning, kontoplan og moms – eller tage sig af hele bogføringen, hvis du ønsker det.

Hos Finara hjælper vi dig med at finde den rette rådgiver til netop din virksomhed. Uanset om du har brug for løbende bogføring, en revisor til årsregnskabet eller bare en tryg start, kan vi matche dig med erfarne fagfolk, der kender reglerne og gør det enkelt for dig at overholde dem.