5 ting du skal have styr på, før du ansætter nye medarbejdere

At ansætte sin første (eller næste) medarbejder er et stort skridt for enhver virksomhed. Hvis du vil godt fra start, kan du med fordel følge 5 enkle trin, der gør det lettere for både dig og din kommende medarbejder.

Når du får din første medarbejder, står du ikke længere alene med driften. Det kan være en stor hjælp. Samtidig får du dog også rollen som arbejdsgiver med alt, hvad det indebærer af ansvar, regler og administration.

For mange mindre virksomheder kan det være en udfordring at gennemskue, hvad der egentlig kræves for at gøre det rigtigt fra start. I denne artikel får du et samlet overblik over de fem vigtigste områder, du skal have styr på, inden du ansætter – så du undgår fejl, bøder og unødigt besvær.

1) Få styr på kontrakten

En ansættelseskontrakt er ikke bare formalitet – den er et lovkrav. Ifølge ansættelsesbevisloven skal alle medarbejdere have en skriftlig kontrakt, hvis de arbejder mere end gennemsnitligt tre timer om ugen i over tre måneder.

Kontrakten skal indeholde alle væsentlige vilkår: arbejdstid, løn, ferie, opsigelse, arbejdssted og eventuelle goder som pension, telefon eller bil.

Mangler oplysningerne, kan det koste virksomheden en godtgørelse til medarbejderen. Derfor er det vigtigt at få kontrakten gennemgået af en fagperson, inden den underskrives – især hvis det er første gang, du ansætter.

2) Registrer dig som arbejdsgiver

Inden du udbetaler løn, skal din virksomhed registreres som arbejdsgiver på virk.dk.

Her opretter du dig i eIndkomst-systemet, som gør det muligt at indberette løn, skat, feriepenge og ATP. Når registreringen er på plads, får du adgang til de nødvendige systemer og kan begynde at udbetale løn korrekt.

Husk også at:

• vælge et lønsystem (fx Danløn, Salary eller Zenegy)
• tilknytte virksomhedens NemKonto
• indberette A-skat og AM-bidrag hver måned

Uden registrering risikerer du bøder og problemer med SKAT, så gør det som det første skridt, inden medarbejderen starter.

Tip:

En revisor eller bogholder kan hjælpe dig med at registrere virksomheden korrekt i eIndkomst og vælge det lønsystem, der passer bedst til din forretning. De kan også sikre, at skat, feriepenge og ATP bliver indberettet rigtigt fra første løn, så du undgår fejl og efterregninger senere.

3) Sørg for korrekt løn, ferie og pension

Som arbejdsgiver har du pligt til at beregne og indberette løn korrekt, og det indebærer mere end bare en fast månedsløn.

Du skal tage stilling til:

• Ferie: ifølge ferieloven optjener medarbejdere 2,08 feriedage pr. måned.
• Pension: afhænger af branche og aftaler, men mange vælger at tilbyde pension for at være konkurrencedygtige.
• Sygdom og barsel: du skal kende reglerne for refusion og indberetning via NemRefusion.
• Lønsedler: skal udleveres for hver lønperiode og indeholde alle lovpligtige oplysninger.

Et digitalt lønsystem kan hjælpe dig med beregningerne, men ansvaret for rigtigheden ligger altid hos dig som arbejdsgiver.

Tip:

Husk, at løn, feriepenge og forsikringer skal bogføres korrekt, så regnskabet stemmer. Det sikrer, at virksomhedens økonomi giver et retvisende billede og gør det lettere for din revisor at lave årsregnskab og opfølgning på dine personaleudgifter.

4) Overvej forsikringer og arbejdsmiljø

Når du får ansatte, ændrer din virksomheds ansvar sig. Du skal som minimum tegne:

• Arbejdsskadeforsikring (lovpligtig) der dækker, hvis medarbejderen kommer til skade på jobbet.
• Erhvervsansvarsforsikring der dækker, hvis virksomheden forvolder skade på personer eller ting.

Derudover skal du leve op til arbejdsmiljølovgivningen. Det betyder bl.a., at arbejdspladsen skal være sikker og sund, og at medarbejderen har de nødvendige hjælpemidler og instruktioner til at udføre sit arbejde.

For kontorarbejde handler det måske bare om ergonomi og skærmarbejde, mens det for håndværkere kan kræve arbejdspladsvurdering (APV) og sikkerhedsudstyr.

5) Planlæg onboarding og trivsel

Når alt det formelle er på plads, handler resten om at få medarbejderen godt i gang. En god onboarding reducerer fejl, øger motivationen og forkorter den tid, det tager at blive produktiv. Det betyder, at medarbejderen hurtigere bliver en værdifuld del af forretningen, og at virksomheden sparer både tid og penge på den lange bane.

Lav en plan for:

• Hvad medarbejderen skal lære de første uger
• Hvem der står for oplæring og sparring
• Hvordan I følger op på trivsel og udvikling

Tænk på onboarding som en investering i effektivitet og stabil drift – ikke bare som en praktisk introduktion.

Få hjælp til det økonomiske og administrative setup

Når du får din første medarbejder, bliver økonomien hurtigt mere kompleks. Løn, feriepenge, pension og forsikringer skal ikke bare betales, de skal også bogføres og indberettes korrekt, så regnskabet stemmer. Her kan en revisor være en værdifuld sparringspartner.

En revisor kan hjælpe dig med at:

• vælge det rigtige lønsystem ud fra din virksomheds størrelse og behov, så beregninger og indberetninger sker automatisk og korrekt.
• opsætte de rigtige konti i bogføringen, så lønudgifter, feriepenge og pensionsbidrag bliver placeret rigtigt fra start.
• sikre korrekt indberetning af A-skat, AM-bidrag, feriepenge, ATP og eventuelle refusioner – og sørge for at fristerne overholdes.
• give overblik over de reelle personaleomkostninger, så du kender forskellen mellem bruttoløn og de samlede udgifter pr. medarbejder.

Det sparer dig for både tid og fejl, men giver dig også trygheden ved at vide, at alt økonomisk og lovgivningsmæssigt er på plads. Samtidig får du et solidt fundament at bygge videre på, når virksomheden vokser, og der skal ansættes flere.

Tænk langsigtet – ikke kun praktisk

At ansætte en medarbejder er en investering i din virksomheds fremtid. Når du har styr på kontrakter, registrering og løn, handler næste skridt om at se fremad: Hvad betyder ansættelsen for din økonomi, vækst og struktur på sigt?

Her kan en revisor hjælpe dig med at få overblik og planlægge fremtiden. Sammen kan I lægge budgetter, beregne lønomkostninger og forudsige, hvornår der er økonomisk grundlag for at udvide teamet yderligere. En revisor kan også rådgive om, hvordan du tilpasser virksomhedens likviditet og lønstruktur, så væksten sker kontrolleret og bæredygtigt.