Kørselsgodtgørelse i praksis: Hvornår er kørsel skattefri – og hvornår er det ikke?

Kørselsgodtgørelse lyder umiddelbart enkelt: Du kører i forbindelse med dit arbejde og får penge for det. Alligevel er det et af de områder, hvor mange selvstændige og virksomheder bliver i tvivl – og hvor fejl nemt kan få skattemæssige konsekvenser. 

For hvornår er kørslen egentlig erhvervsmæssig? Hvornår er godtgørelsen skattefri? Og hvornår betragter Skattestyrelsen den som almindelig indkomst? Reglerne afhænger ikke kun af, hvor langt du kører, men også af formålet med kørslen, din virksomhedsform og den dokumentation, du kan præsentere. 

I denne artikel gennemgår vi kørselsgodtgørelse i praksis: hvornår den er skattefri, hvornår den ikke er og hvad du skal være særligt opmærksom på i din bogføring og dit regnskab.

Hvad er kørselsgodtgørelse og hvorfor findes reglerne?

Kørselsgodtgørelse er en økonomisk kompensation for udgifter, du har, når du bruger din egen bil i forbindelse med arbejde. Det kan for eksempel være kørsel til kundemøder, byggepladser eller andre arbejdsrelaterede ærinder. I stedet for at virksomheden dækker de faktiske udgifter til benzin, slid og vedligeholdelse, udbetales der et fast beløb per kørt kilometer.

Reglerne for kørselsgodtgørelse eksisterer for at sikre, at godtgørelsen kun dækker reelle, erhvervsmæssige udgifter – og ikke bliver en skjult form for løn. Derfor stiller Skat krav til både formålet med kørslen og den dokumentation, der kræves. Når reglerne overholdes, kan kørselsgodtgørelsen udbetales skattefrit. Hvis ikke, bliver beløbet i stedet betragtet som skattepligtig indkomst.

Hvornår er kørselsgodtgørelse skattefri?

Kørselsgodtgørelse kan være skattefri, men kun hvis en række betingelser er opfyldt. Det vigtigste er, at der er tale om erhvervsmæssig kørsel – altså kørsel, der sker som led i dit arbejde og ikke som privat transport. Kørsel til kundemøder, midlertidige arbejdssteder eller forretningsmæssige ærinder falder typisk ind under denne kategori.

Derudover skal du bruge din egen bil. Det betyder, at du selv afholder udgifterne til bilen, mens virksomheden udbetaler godtgørelsen. Kørsel i firmabil eller bil stillet til rådighed af arbejdsgiver følger andre regler. For ansatte, og for ejerledere i selskaber, forudsætter skattefri kørselsgodtgørelse også, at kørslen sker for arbejdsgiveren eller selskabet og ikke til private formål.

Endelig skal kørselsgodtgørelsen udbetales inden for de gældende satser og kunne dokumenteres korrekt. Opfyldes disse krav, kan godtgørelsen udbetales skattefrit og uden arbejdsmarkedsbidrag.

Hvornår bliver kørselsgodtgørelse skattepligtig?

Kørselsgodtgørelse bliver skattepligtig, når betingelserne for skattefrihed ikke er opfyldt. Det sker oftere, end mange tror – typisk fordi grænsen mellem privat og erhvervsmæssig kørsel bliver uklar, eller fordi dokumentationen ikke er på plads.

Et klassisk eksempel er kørsel mellem hjem og fast arbejdssted. Denne kørsel betragtes som privat transport og kan som udgangspunkt ikke dækkes skattefrit, selvom den føles arbejdsrelateret. Det samme gælder, hvis godtgørelsen udbetales uden et klart erhvervsmæssigt formål eller uden korrekt registrering af kørslen.

Kørselsgodtgørelse bliver også skattepligtig, hvis:

• Der udbetales godtgørelse for privat kørsel
• Satserne overstiger de tilladte skattefri beløb
• Der ikke føres en fyldestgørende kørebog
• Kørslen ikke kan dokumenteres, når den bliver udsat for kontrol

I disse situationer vil beløbet blive betragtet som almindelig indkomst og dermed være skattepligtigt. Det understreger, hvor vigtigt det er at have styr på både formål og dokumentation – også selvom kørslen i praksis kan føles “arbejdsrelateret”.

Hvilken dokumentation kræver skattefri kørselsgodtgørelse?

Dokumentation er helt central, hvis kørselsgodtgørelse skal være skattefri. Uanset om du er selvstændig, ejerleder eller ansat, er det ikke nok blot at kunne forklare, hvorfor du har kørt. Du skal også kunne vise det på skrift. Det sker typisk med en kørebog, som fungerer som grundlag for både udbetaling og bogføring.

En kørebog skal indeholde klare og entydige oplysninger om hver enkelt køretur, herunder:

• Dato for kørslen
• Start- og slutadresse
• Formålet med kørslen
• Antal kørte kilometer
• Hvilken bil der er anvendt

Kørebogen kan føres manuelt eller digitalt, så længe oplysningerne er korrekte og mulige at dokumentere. Digitale løsninger gør det ofte nemmere at undgå fejl og mangler, men er ikke et krav i sig selv. Det afgørende er, at dokumentationen hænger sammen med regnskabet og kan holde til et eventuelt skattemæssigt eftersyn – også flere år efter, at kørslen har fundet sted.

Kørselsgodtgørelse for selvstændige og ejerledere – særlige forhold

For selvstændige og ejerledere er reglerne om kørselsgodtgørelse ofte mere komplekse, end man umiddelbart forventer. Det skyldes især, at grænsen mellem privatøkonomi og virksomhedens økonomi kan være flydende – og at reglerne afhænger af, hvordan virksomheden er organiseret.

Driver du en enkeltmandsvirksomhed, kan du som udgangspunkt ikke udbetale skattefri kørselsgodtgørelse til dig selv på samme måde som en ansat. I stedet fratrækkes kørslen typisk som et skattemæssigt fradrag baseret på erhvervsmæssig kørsel. Har du derimod et selskab, kan du som ejer og ansat i selskabet få udbetalt skattefri kørselsgodtgørelse, hvis betingelserne er opfyldt.

Her opstår der ofte tvivl, fordi:

• Kørsel til og fra “eget kontor” kan blive betragtet som privat
• Virksomhedsformen afgør, hvordan kørslen skal behandles
• Forkert håndtering kan give både skattemæssige og regnskabsmæssige konsekvenser

Netop derfor vælger mange at få sparring på området, så kørslen håndteres korrekt og ikke bliver et problem senere.

Sådan bogfører du kørselsgodtgørelse korrekt

Når kørselsgodtgørelsen er beregnet korrekt og dokumentationen er på plads, skal den også bogføres rigtigt. Her opstår der ofte fejl, fordi sammenhængen mellem kørebog, bilag og regnskab let bliver overset i hverdagen.

Kørselsgodtgørelse bogføres som en driftsomkostning og skal kunne spores direkte tilbage til den dokumenterede kørsel. Det betyder, at kørebogen fungerer som bilag for udbetalingen. Mangler der sammenhæng mellem beløb, kørte kilometer og formål, kan det skabe problemer ved kontrol.

I praksis er det vigtigt at sikre:

• At udbetalt godtgørelse stemmer overens med kørebogen
• At satserne er korrekte for den periode, kørslen vedrører
• At bogføringen sker løbende og ikke først ved årets afslutning

For mange virksomheder giver det ro i maven at lade en bogholder eller revisor gennemgå opsætningen. Det reducerer risikoen for fejl og sikrer, at både skat og regnskab hænger sammen fra starten.

Få styr på kørselsreglerne – og hjælp til at gøre det rigtigt

Kørselsgodtgørelse er et godt eksempel på et område, hvor reglerne på papiret virker klare, men hvor praksis hurtigt kan blive til en gråzone. Det handler ikke kun om kilometer og satser, men om formål, dokumentation og korrekt bogføring. Når de elementer spiller sammen, kan kørselsgodtgørelse håndteres enkelt og skattefrit. Når de ikke gør, kan det give både usikkerhed og efterarbejde.

Hvis du er i tvivl om, hvordan kørslen skal behandles i netop din situation, er det ofte en god idé at få professionel vejledning. Hos Finara hjælper vi med at skabe overblik og matche dig med en revisor eller bogholder, der forstår din virksomhed og dine behov. Det giver tryghed i hverdagen – og sikkerhed for, at tingene bliver gjort rigtigt fra starten.