Hvornår giver det mening at bruge et ERP-system?

Få overblik over, hvornår ERP giver mening for din virksomhed, og hvilke spørgsmål du skal stille, før du investerer. Undgå fejlkøb og få styr på processer og data.

Mange mindre virksomheder klarer sig længe med et regnskabsprogram, et lagerark i Excel og lidt ”sådan plejer vi at gøre”-arbejdsgange. Det fungerer – indtil det ikke gør længere.

Et ERP-system (Enterprise Resource Planning) er relevant, når kompleksiteten i driften begynder at koste dig tid, fejl, tabt overblik og i værste fald tabt indtjening. I denne artikel får du et konkret overblik over, hvilke spørgsmål du skal stille, og hvordan du vurderer, om tiden er inde til ERP, så du kan vælge på et oplyst grundlag og undgå et dyrt fejlkøb.

Hvad er et ERP-system?

Et ERP-system samler virksomhedens vigtigste processer i ét fælles system og én fælles datakilde. Hvor et regnskabsprogram primært håndterer bogføring, fakturering og moms, kan et ERP-system typisk binde flere områder sammen, fx:

• Salg (tilbud, ordrer, abonnementsfakturering)
• Indkøb (bestilling, leverandørstyring, varemodtagelse)
• Lager (beholdning, lokationer, batch/serienumre)
• Produktion (styklister, planlægning, forbrug)
• Projekter (tid, materialer, økonomi)
• Økonomi (finans, debitor, kreditor, rapportering)
• Rapportering og nøgletal (samlet overblik på tværs)

Pointen er ikke, at du får flere funktioner, men at du får sammenhæng: Når en ordre oprettes, påvirker den automatisk lager, indkøb, levering, fakturering og dækningsbidrag, uden at du skal taste det samme flere steder.

Mange vurderer ERP ud fra licenspris, men det er sjældent det rigtige udgangspunkt. Start i stedet her: Hvad koster jeres nuværende system-mix i tid, fejl og manglende overblik?

Tegn på at det, der tidligere fungerede, er ved at blive for dyrt:

• Du (eller teamet) bruger tid på dobbeltindtastning mellem systemer
• Lager taler ikke sammen med salg og fakturering
• Du har svært ved at se dækningsbidrag pr. ordre, produkt eller kunde
• Der opstår fejl i leveringer, priser eller fakturaer
• Du kan ikke stole på rapporter uden manuel oprydning

Oplever du en eller flere af ovenstående situationer, er virksomheden måske moden til et ERP-system.

8 spørgsmål du skal stille for at vurdere, om tiden er inde til ERP

Nedenfor får du en model til ERP-screening, du kan bruge som beslutningsgrundlag. Jo flere spørgsmål du svarer ja til, jo mere giver det mening at tage ERP seriøst.

1) Har I flere kerneprocesser, der skal hænge sammen?

Hvis din virksomhed både sælger, køber ind, håndterer lager, måske producerer eller kører projekter, så vokser koordinationsbehovet hurtigt. Jo flere steder de samme data lever, jo større er risikoen for fejl og misforståelser.

Tjek dig selv:

• Opretter I en ordre ét sted og opdaterer lager eller indkøb et andet sted?
• Findes den samme information flere steder, fx i regnskabet, i webshoppen og i et Excel-ark?
• Er der tvivl om, hvad der er det rigtige tal, når I taler omsætning, lagerbeholdning eller åbne ordrer?

Kort sagt: Hvis I ofte skal dobbelttjekke tal eller afstemme systemer for at finde det rigtige overblik, er det et tydeligt tegn på, at jeres processer ikke længere hænger naturligt sammen, og at et ERP-system kan være relevant.

2) Har I mange transaktioner og mange gentagelser?

ERP giver mest værdi, når der er volumen og gentagne arbejdsgange, der kan standardiseres.

Typiske ERP-triggere:

• Mange ordrelinjer, mange varenumre, mange leverandører
• Mange fakturaer, krediteringer, ændringer og del-leveringer

Kort sagt: Jo flere gentagelser og manuelle trin der er i jeres hverdag, jo større gevinst er der ved at samle og automatisere dem.

3) Er lager og levering en kilde til fejl eller stress?

Hvis lageret er vigtigt for din forretning, er “næsten rigtigt” ikke godt nok. Små afvigelser i beholdning, priser eller leveringer forplanter sig hurtigt til kunder, økonomi og medarbejdere og ender ofte som brandslukning.

Spørgsmål der afslører behov:

• Har I restordrer, del-leveringer eller flere lagre/lokationer?
• Har I problemer med udsolgte varer, der ifølge systemet burde være på lager?
• Mister I penge på fejlpluk, forkert pris eller forkert fragt?

Kort sagt: Hvis lager og levering kræver konstant opmærksomhed for at fungere, er det et tegn på, at jeres systemer ikke understøtter forretningen godt nok.

4) Kan I se indtjening pr. ordre uden manuel gymnastik?

Når du ikke kan se dækningsbidrag og reelle omkostninger pr. ordre, styrer du i praksis på mavefornemmelse. Omsætning alene fortæller ikke, om forretningen faktisk tjener penge.

ERP er relevant når:

• Du har mange varetyper, rabatmodeller eller prisstrukturer
• Fragt, indkøb, retur og tidsforbrug spiller ind på indtjeningen
• Du vil styre efter DB, ikke bare omsætning

Kort sagt: Hvis du ikke kan se, hvor pengene reelt tjenes (og tabes) i hverdagen, er ERP ofte nøglen til at få økonomisk indsigt, der kan bruges til styring.

5) Har I flere systemer, der NÆSTEN dækker behovet?

Der kommer et punkt, hvor flere systemer ikke længere er en god løsning. Det bliver forvirrende, og der kommer alt for meget dobbeltarbejde.

Tegn på at I har for mange systemer:

• CRM + webshop + lagerplugin + regnskab + Excel-lister
• Integrationer der ofte fejler, kræver vedligehold eller ikke passer til jeres virkelighed
• Mange forskellige steder hvor data skal opdateres

Kort sagt: Når systemlandskabet kræver mere koordinering end selve forretningen, er det et tydeligt tegn på, at én samlet platform kan være mere effektiv end mange sammensatte løsninger.

6) Har I brug for bedre sporbarhed og dokumentation?

I nogle brancher er sporbarhed et krav. Det kan komme fra lovgivning, kunder eller egne kvalitetsstandarder, og det stiller høje krav til, hvordan data registreres og hænger sammen.

ERP giver værdi, hvis I:

• Skal spore varer via batch- eller serienumre, udløbsdatoer eller produktionsdata
• Har behov for systematisk håndtering af reklamationer og returvarer
• Skal dokumentere leverancer, processer eller produktion over for kunder eller myndigheder

Kort sagt: Når dokumentation og sporbarhed er afgørende for forretningen, er manuelle løsninger og løse noter ikke holdbare. Her kan et ERP-system sikre struktur, overblik og tryghed.

7) Er I vokset ud af jeres arbejdsgange?

ERP kan være rammen, der skaber struktur og ensartethed på tværs af forretningen. Særligt når virksomheden vokser, kan uformelle arbejdsgange blive en risiko.

Tegn på at processer skal standardiseres:

• “Det ligger hos Peter” (viden i hoveder, ikke i system)
• Onboarding af nye medarbejdere tager for lang tid
• Kvaliteten svinger, fordi arbejdsgange ikke er ens

Kort sagt: Når forretningen er afhængig af enkeltpersoner og uskrevne regler, er det et tegn på, at processerne bør samles og standardiseres.

8) Har I en realistisk implementeringskapacitet?

Et ERP-system implementerer ikke sig selv. Det kræver tid, beslutninger og aktiv involvering fra ledelse og medarbejdere. Hvis implementeringen bliver noget, der skal klares ved siden af, ender den ofte med at blive både dyr og frustrerende.

Spørg dig selv:

• Har I en intern ansvarlig (processer + beslutninger)?
• Kan I frigøre tid i en periode til mapping, test og oplæring?

Kort sagt: ERP giver først værdi, når forretningen er klar til at investere tid og opmærksomhed. Uden kapacitet og ejerskab er risikoen for en tung og ineffektiv implementering høj.

Regnskabsprogram, best of breed eller ERP?

Denne tabel kan hjælpe dig med at placere jeres behov – og undgå at vælge ERP, hvis I “bare” mangler bedre struktur.

3 beregninger der kan hjælpe dig på vej

Trin 1: Kortlæg spildtid i dag

Vælg 5-10 tilbagevendende opgaver og mål eller estimer:

• Dobbeltindtastning (ordre, varedata, priser, leveringer)
• Fejlretning (kreditnotaer, genlevering, kundeklager)
• Manuel rapportering (Excel-udtræk, afstemninger, “hvad er status?”)
• Lageroprydning og beholdningskorrektioner

En simpel tommelfingerregel: Hvis 2-3 personer bruger 2-4 timer om ugen på systemarbejde, er du hurtigt oppe i mange arbejdstimer om året.

Trin 2: Oversæt til kroner og risiko

Sæt en intern timepris på (løn + overhead) og læg følgende oveni:

• Fejlomkostninger (retur, fragt, rabatter, tabt kundeloyalitet)
• Tabt salg (udsolgt pga. forkert beholdning, langsom tilbudsgivning)
• Manglende styring (dårlige indkøb, forkert prissætning, “vækst uden profit”)

Trin 3: Definer “Hvad skal ERP løse?”

Hvis du ikke kan formulere dette, er risikoen høj for, at ERP bliver et projekt uden mål.

Formulér 3-5 succeskriterier, fx:

• Vi skal kunne se DB pr. ordre samme dag
• Vi skal reducere plukfejl med X%
• Vi skal kunne planlægge indkøb ud fra reelle salgstal og lager
• Vi skal fjerne dobbeltindtastning mellem salg og økonomi

Tænk ERP som et styringsvalg

Når ERP er det rigtige, handler det typisk om, at din virksomhed er nået til et punkt, hvor styring, standardisering og datakvalitet bliver et konkurrenceparameter. Det handler ikke om, at du vil have et stort system, men at du vil have færre fejl, mere overblik og bedre beslutninger.

Hvis du kan formulere præcist, hvad der skal blive lettere (og hvad det koster jer, at det ikke er det i dag), så har du det vigtigste på plads. Så kan du vælge løsning ud fra behov i stedet for at vælge behov ud fra løsning.