5 smarte funktioner i dit regnskabsprogram, du (måske) ikke bruger endnu

For mange iværksættere og mindre virksomheder bliver regnskabsprogrammet ofte kun brugt til de mest basale opgaver: at sende en faktura eller uploade et bilag. Men de fleste moderne systemer har i dag en række indbyggede funktioner, der kan gøre dit administrative arbejde lettere.

Hvis du kun bruger de grundlæggende funktioner, går du glip af muligheden for at automatisere de processer, der normalt stjæler meget af din tid. I denne artikel gennemgår vi fem funktioner, du måske endnu ikke bruger, og som kan gøre din hverdag betydeligt lettere. 

Funktion 1: Digital bilagshåndtering – via din smartphone

En stor kilde til frustration i bogholderiet er ofte fysiske kvitteringer, der kan blive væk eller hobe sig op på skrivebordet. Her kan du i stedet bruge den digitale bilagsscanning via din smartphone.

De fleste moderne regnskabsprogrammer har en tilhørende app. Når du har foretaget et køb, tager du blot et billede af kvitteringen med appen, hvorefter den sendes direkte ind i dit regnskab. Programmet bruger derefter en teknologi (kaldet OCR), som automatisk prøver at læse dato, beløb og leverandør for dig.

Det betyder, at det meste af tastearbejdet allerede er gjort, før du overhovedet åbner din computer.

Hvorfor er det en fordel for dig?

• Hurtigere proces: Du får bogført dine udgifter med det samme, mens du stadig kan huske, hvad købet drejede sig om.
• Sikker opbevaring: Når bilaget er uploadet, er det gemt sikkert i skyen. Du behøver ikke længere gemme det fysiske papir.
• Lettere samarbejde: Når dine bilag ligger digitalt og er knyttet direkte til hver postering, kan din revisor hurtigt få adgang til den nødvendige dokumentation.

Funktion 2: Bankintegration – lad systemet matche dine tal

Hvis du i dag bruger tid på manuelt at sammenligne dit kontoudtog fra netbanken med dine bogførte fakturaer, er bankintegration en af de funktioner, der vil give dig mest tid tilbage.

En bankintegration skaber en sikker forbindelse mellem din erhvervskonto og dit regnskabsprogram, så alle dine bankbevægelser automatisk bliver indlæst i systemet. I stedet for at du selv skal indtaste hver enkelt linje, præsenterer programmet dig for en liste over bankens bevægelser og foreslår automatisk, hvilke fakturaer eller udgiftsbilag de stemmer overens med. Det kræver typisk kun en hurtig gennemgang og en godkendelse fra din side for at få regnskabet til at stemme.

Hvorfor er det en fordel for dig?

• Automatiseret afstemning: Du slipper for det manuelle arbejde med at lede efter beløb, der matcher. Systemet finder de naturlige sammenhænge baseret på beløb, datoer og afsendere.
• Færre fejl: Da tallene overføres direkte fra banken, eliminerer du risikoen for de tastefejl, der ofte opstår, når man flytter data manuelt fra ét system til et andet.
• Bedre overblik over likviditeten: Da din bankdata opdateres løbende, kan du altid se præcis, hvor mange penge der er til rådighed i virksomheden.

Funktion 3: Automatiske påmindelser – få pengene hjem til tiden

En gang imellem kan en faktura blive overset af en kunde. Her kan du med fordel benytte de funktioner til betalingspåmindelser, som de fleste regnskabsprogrammer tilbyder.

I stedet for at du selv skal holde øje med forfaldsdatoer og manuelt skrive mails til dine kunder, kan du opsætte systemet til at reagere automatisk. Du kan definere faste regler for, hvornår en påmindelse skal sendes ud – for eksempel tre dage efter forfald. Så bliver kunden automatisk mindet om betalingen.

Hvorfor er det en fordel for dig?

• Sikrer dit cashflow: Ved at sende påmindelserne ud med det samme øger du sandsynligheden for at få dine penge hjem hurtigere.
• Konsekvent opfølgning: Du undgår, at ubetalte fakturaer bliver glemt i en travl hverdag, da programmet automatisk holder styr på, hvem der mangler at betale.
• En professionel distance: Når påmindelsen kommer direkte fra systemet, føles det ofte mindre personligt og mere som en standardprocedure. Det kan fjerne det ubehag, mange føler ved at bede om penge.

Funktion 4: Gentagende fakturaer – lad systemet håndtere det

Hvis du sender den samme type faktura til de samme kunder hver måned eller hvert kvartal – f.eks. til abonnementer, kontingent eller faste aftaler – så kan du kigge på funktionen for gentagne fakturaer.

I stedet for at du hver måned skal logge ind og taste de samme oplysninger igen, kan du oprette en skabelon én gang. Her indstiller du, hvor ofte fakturaen skal sendes, og om systemet automatisk skal sende den direkte til kundens mail, eller om den blot skal ligge klar som et udkast til godkendelse. Det betyder, at du kan automatisere en stor del af din fakturering, så det kører af sig selv.

Hvorfor er det en fordel for dig?

• Du glemmer aldrig at fakturere: I en travl hverdag kan man let overse en fakturering, men med en fast tidsplan sørger systemet for, at opgaven bliver gjort til tiden hver gang.
• Minimal administration: Når først opsætningen er lavet, slipper du for meget manuelt arbejde. Du skal blot holde øje med, at pengene lander i banken.
• Fleksibilitet: Selvom fakturaen er sat til at køre automatisk, kan du gå ind og rette i en enkeltstående faktura, hvis der for eksempel har været et tillægsgebyr eller en ændring i ordren den pågældende måned.

Funktion 5: Integrationer – få dine systemer til at arbejde sammen

Hvis du driver en webshop, bruger et bookingsystem eller tager imod betalinger via en løsning som Zettle eller Stripe, kender du sikkert til arbejdet med at flytte dagens salg over i dit regnskabsprogram. Men de fleste moderne systemer har en “App-sektion” eller et integrationsmodul, der kan gøre dette arbejde helt automatisk.

En integration fungerer som en digital bro. Når du sælger en vare i din webshop, bliver informationen om salget, momsen og kunden sendt direkte ind i dit regnskabsprogram, uden at du selv skal gøre noget. Det betyder, at dit lager og dit salg altid stemmer overens i begge systemer.

Hvorfor er det en fordel for dig?

• Ingen manuelle tastefejl: Når data flyder automatisk, eliminerer du risikoen for at taste et beløb forkert.
• Sparer timer hver uge: Hvis du har mange daglige transaktioner, kan en integration spare dig for flere timers manuelt bogføringsarbejde om ugen.
• Opdaterede tal: Når dine salgsdata overføres automatisk, afspejler dit regnskab altid virkeligheden. Du kan stole på, at dine salgstal er opdateret i det øjeblik, kunden har betalt.

Giv din revisor direkte adgang

Når du har sat disse funktioner op, er det sidste vigtige skridt at give din revisor eller bogholder adgang til dit regnskabsprogram. Det er en funktion, der findes i stort set alle systemer, og det er ofte gratis at tilføje en revisorbruger.

Når din revisor har direkte adgang, bliver jeres samarbejde langt mere effektivt. De kan løbende logge ind og tjekke, at alt er bogført korrekt, uden at du skal sende filer frem og tilbage. 

Vi ser ofte at virksomheder, der udnytter deres regnskabsprograms automatiske funktioner og giver revisoren adgang, ender med at få en langt billigere og mere præcis rådgivning, fordi de tekniske fejl er undgået på forhånd.

Gør hverdagen lettere med den rette hjælp

Et regnskabsprogram er mest af alt et værktøj, der skal frigøre din tid. Ved at aktivere funktioner som bankintegration, app-scanning og automatiske fakturaer fjerner du det manuelle arbejde, der ofte skaber fejl og frustrationer. Formålet er ikke, at du skal blive ekspert i bogføring, men at teknologien skal gøre det for dig.

Har du brug for en revisor, der er ekspert i netop dit regnskabsprogram? Det kan være en stor fordel at have en revisor, der kender de tekniske genveje i det system, du bruger.Hos Finara kan vi hjælpe dig med at finde den rette samarbejdspartner, der kan hjælpe dig med at optimere dit setup, så du får mest muligt ud af dine værktøjer.