Hvor tit skal du bogføre? Sådan overholder du reglerne og bevarer overblikket

Få styr på hvor ofte du bør bogføre, og hvornår der er ufravigelige deadlines. Vi klæder dig på til en enkel bogføringsrutine, der giver overblik og færre fejl.

Mange virksomheder får først styr på bogføringen, når momsfristen nærmer sig, og så bliver det hurtigt en blanding af jagt på bilag, gæt på momskoder og et regnskab, der føles mere som brandslukning end overblik. Problemet er sandsynligvis ikke, at du ikke kan bogføre. Problemet er, at du bogfører for sjældent.

Bogføringsloven kræver, at du registrerer transaktioner løbende og snarest muligt efter, at grundlaget foreligger. Tempoet afhænger af, hvor mange og hvor komplekse transaktioner du har. For virksomheder med mange daglige transaktioner kan det være nødvendigt med registrering inden for få dage, og som udgangspunkt bør transaktioner være registreret inden for løbende måned.

I denne artikel får du et konkret pejlemærke for, hvor ofte du bør bogføre i din situation, så du overholder reglerne, får et mere stabilt overblik og undgår ubehagelige overraskelser ved moms, årsafslutning og kontrol.

Hvad betyder det at bogføre ”snarest muligt”?

Bogføring er registrering af virksomhedens transaktioner: køb, salg, betalinger, gebyrer, løn, moms osv. Loven siger, at du skal registrere transaktioner nøjagtigt og snarest muligt, og at bogføringen skal være ajourført nok til, at du kan indberette korrekt (fx moms).

Det giver to vigtige holdepunkter:

• Du kan ikke vente, til du ”får tid”, hvis det betyder, at bogføringen ikke er ajour i forhold til dine indberetninger.
• Hyppigheden skal passe til din virksomhed: mange transaktioner → kortere interval; få og simple transaktioner → længere interval (men stadig løbende).

Husk, at du ikke kun bogfører for myndighedernes skyld. Du bogfører for at kunne styre:

• likviditet (hvad har du reelt til rådighed?)
• moms (hvad skylder du – eller har du til gode?)
• indtjening (tjener du på opgaverne – eller bare på travlheden?)

Hvis bogføringen halter, ender du med at styre ud fra bankkontoen og mavefornemmelse. Det kan være fint i en weekend, men det er dyrt som økonomisystem.

Hvor ofte skal du bogføre?

Nedenfor får du en model, der både tager hensyn til reglerne og til det, der giver ro i hverdagen.

1) Har du mange transaktioner eller dagligt salg?

Hvis du har mange små køb, mange kundebetalinger, kassesalg eller hyppige bankposteringer, er “snarest muligt” i praksis tæt på realtid.

Typiske tegn på at du bør bogføre ofte:

• mange daglige transaktioner (fx webshop, klinik, café, detail)
• mange gebyrer, refunderinger og delbetalinger
• flere betalingskanaler (kort, MobilePay, Stripe, PayPal osv.)

Anbefalet rytme: 2–3 gange om ugen (eller dagligt ved kassesalg), så du ikke mister transaktionsspor og bilag undervejs.

2) Har du jævn drift med løbende køb/salg?

For mange mindre virksomheder er ugentlig bogføring den bedste balance: du holder styr på bilag, moms og debitorer, uden at bogføring overtager kalenderen.

Anbefalet rytme: 1 gang om ugen hvor du afstemmer (bank + åbne fakturaer), så du fanger fejl tidligt. Det giver især mening, hvis du:

• sender fakturaer løbende
• har abonnementer, leverandørfakturaer og driftsposter hver uge
• vil kunne følge økonomien uden at vente til månedsskiftet

3) Har du få og simple transaktioner?

Hvis du reelt har få bilag (fx konsulent med få leverandører og få fakturaer), kan bogføring én gang om måneden være tilstrækkeligt i praksis, men kun hvis du stadig har et ajourført grundlag til indberetninger.

Anbefalet rytme: 1 gang om måneden (fast dato, fx sidste hverdag i måneden). Sørg for, at alt er bogført og afstemt inden momsindberetning, hvis du er momsregistreret.

Digital bogføring gør det nemt

Den største årsag til rod i bogføringen er sjældent manglende vilje, men derimod manglende timing. Bilag, der ikke bliver registreret, når de opstår, har det med at forsvinde, blive utydelige eller ende i bunker, der først dukker op, når der er pres på.

Hvis du i stedet fotograferer bilag med det samme og sender dem direkte ind i dit bogføringssystem, sker der flere vigtige ting på én gang:

• Dokumentationen er på plads med det samme: Dato, beløb og leverandør er friske i hukommelsen, og risikoen for fejl eller manglende oplysninger falder markant.
• Du overholder kravet om løbende bogføring i praksis
• Du mister færre fradrag: Kvitteringer, der ligger i lommer, tasker eller handskerum, bliver ofte væk. Når bilaget er fotograferet, er det sikret.
• Bogføringen tager kortere tid: Ét bilag ad gangen er hurtigt. En bunke på 40 bilag er tungt.
• Din bogholder kan arbejde mere effektivt: Når bilagene allerede ligger korrekt i systemet, er der færre spørgsmål frem og tilbage.

Ved at gøre bilagsfotografering til en fast vane flytter du bogføringen fra at være en tilbagevendende oprydningsopgave til en løbende rutine. Det giver bedre overblik, færre fejl og langt mindre stress op til moms, årsafslutning og kontrol.

Få bogføringen til at køre stabilt

Bogføring bliver sjældent lettere, fordi du lærer én regel. Det bliver lettere, når du har et setup, hvor du kan gøre det rigtigt uden at tænke hele tiden.

Det handler typisk om tre ting:

• En fast rytme (ugentlig eller månedlig – men konsekvent)
• Et enkelt bilagsflow (bilag ind med det samme, ikke i en bunke)
• En kort afstemningsrutine (så fejl fanges, mens de stadig er små)

Når de tre elementer er på plads, ændrer bogføring sig fra at være et projekt til at blive en almindelig driftsopgave, og det gør det nemmere at overholde reglerne, uden at det koster dig unødig energi.