Hvordan laver man en kontoplan?

Få styr på konti, struktur og bogføring, så dit regnskab bliver korrekt og overskueligt, og lær at lave en enkel og effektiv kontoplan.

En kontoplan er fundamentet for al bogføring. Uden en klar struktur bliver udgifter bogført tilfældigt, rapporter ufuldstændige og momsafregning unødigt besværlig. Mange mindre virksomheder opdager først behovet for en god kontoplan, når tallene begynder at skride, eller når revisoren efterspørger overblik.

En velbygget kontoplan gør bogføringen hurtigere, sikrer ensartethed og giver dig et økonomisk overblik, der faktisk kan bruges til noget. I denne artikel får du en komplet guide til, hvordan du laver en kontoplan fra bunden, hvilke konti du skal have med og hvordan du bruger den i praksis.

Hvad er en kontoplan?

En kontoplan er en struktureret liste over de konti, du bogfører virksomhedens indtægter, udgifter, aktiver og passiver på. Det er med andre ord virksomhedens økonomiske bibliotek, hvor hver konto har sit eget formål.

Formålet med kontoplanen er at:

• sikre, at samme type posteringer bogføres ens hver gang
• skabe grundlaget for dit regnskab og dine rapporter
• gøre moms, skat og afstemning enklere
• give dig indsigt i, hvor pengene kommer fra, og hvor de forsvinder hen

En kontoplan behøver ikke være lang. Tværtimod er det en fordel at bygge en enkel, logisk struktur, du kan arbejde effektivt i.

Hvilke områder indeholder en kontoplan?

De fleste kontoplaner er opdelt i fire hovedkategorier. Her er den almindelige opdeling i regnskabsprogrammer:

• Aktiver: Det virksomheden ejer, fx bank, kasse, debitorer, udstyr, varelager.
• Passiver: Det virksomheden skylder, fx kreditorer, moms, lån, skyldig skat.
• Indtægter: Alt det, du tjener på drift og salg, fx salg af varer, salg af ydelser, abonnementsindtægter.
• Omkostninger: Alle udgifter til drift, produktion og administration, fx annoncering, kontorartikler, hosting, rejser, løn.

Strukturen er ens på tværs af brancher, men kontiene under hver kategori skal tilpasses din virksomhed.

Sådan laver du en kontoplan

1) Start med standardkontoplanen

De fleste regnskabssystemer (Dinero, e-conomic, Billy) leverer en standardkontoplan, som allerede følger god regnskabspraksis. Brug den som base, og byg videre derfra.

Fordele:

• færre fejl
• færdige momskoder
• konti er forbundet med automatiske regler og rapporter

2) Fjern konti du aldrig kommer til at bruge

En lang kontoplan skaber rod. Slet eller skjul konti, der ikke er relevante for din virksomhed. Det kan for eksempel være:

• Produktion (hvis du ikke producerer varer)
• Husleje (hvis du arbejder hjemmefra)
• Kasse (hvis du aldrig har kontanter)

3) Tilføj de konti der er nødvendige i din branche

Tænk over din forretningsmodel, så du kan implementere de konti, der passer til lige netop din virksomhed.

Konsulent / freelancer:

• 1000 Salg af timer
• 2000 Softwareabonnementer
• 2050 Markedsføring
• 2100 Transport

Webshop:

• 1200 Varelager
• 3100 Fragt
• 3400 Returforsendelser
• 4100 Varer til videresalg

Håndværker:

• 4100 Materialer
• 4110 Underentreprenører
• 3100 Kørsel
• 7500 Garantiforpligtelser

4) Giv konti logiske navne

Et kontonavn skal give mening uden forklaring. “Softwarelicenser” er bedre end “IT diverse”.

5) Brug et konsekvent kontonummer-system

De fleste bruger 1000–1999 til aktiver, 2000–2999 til passiver, 3000–3999 til indtægter og 4000–9999 til omkostninger.

Du behøver ikke nødvendigvis at gøre det samme. Det vigtigste er, at du holder fast i den samme struktur, så det er nemt for dig selv eller bogholderen at søge en konto frem.

6) Opret regler i dit regnskabsprogram

Når systemet automatisk foreslår den rigtige konto, sparer du tid og undgår fejl.

Automatiske regler virker især godt for:

• Abonnementer
• faste leverandører
• dankortbetalinger
• annoncering (Google, Meta)

Eksempel: Simpel kontoplan for en mindre virksomhed

Kontoplanen kan naturligvis gøres mere detaljeret, men som udgangspunkt bør du ikke have flere konti, end du reelt bruger.

Typiske fejl i kontoplaner

Mange virksomheder laver de samme fejl i deres kontoplan. En af de mest almindelige er at have alt for mange konti, hvilket skaber rod og uensartet bogføring. Uklare navne som “Diverse” gør det svært at forstå, hvad udgifterne egentlig dækker over, og manglende struktur betyder, at indtægter og udgifter bliver blandet sammen, så rapporterne mister værdi. En forkert opsat momskode kan desuden skabe fejl i hele momsafregningen, og hvis kontoplanen ikke opdateres løbende, kommer den hurtigt til at afspejle fortiden i stedet for virksomhedens aktuelle drift.

Fejl i kontoplanen påvirker også skat og økonomi. Forkert momshåndtering kan udløse bøder, forkerte afskrivninger kan give for høj skat og manglende opdeling af privat og erhverv kan føre til afviste fradrag. En velstruktureret kontoplan mindsker risikoen og gør det nemmere at opdage fejl, før de får konsekvenser.

En god kontoplan skaber klare rammer

En god kontoplan betaler sig i længden, fordi den skaber en klar ramme for hele bogføringen. Når kontoplanen er logisk opbygget og tilpasset din virksomhed, bliver det lettere at bogføre rigtigt første gang, og du undgår mange af de fejl, der ellers opstår i hverdagen. Det giver mere præcise rapporter, bedre indsigt i driften og en regnskabsstruktur, der kan følge med, når virksomheden vokser eller ændrer sig.

Fordelen viser sig også i de opgaver, der typisk føles tunge: momsafregning bliver hurtigere, budgetter bliver mere realistiske og dine økonomiske rapporter bliver et værktøj, du kan bruge aktivt i stedet for et krav, du blot skal opfylde. En gennemtænkt kontoplan gør desuden samarbejdet med din revisor enklere og billigere, fordi der er færre misforståelser, mindre oprydning og mindre behov for at rette fejl bagud i tiden.

For mange virksomheder kan det betale sig at få hjælp til at sætte kontoplanen korrekt op fra start – især hvis forretningen har flere indtægtskilder, varelager, udenlandske køb eller kompleks moms. En revisor eller bogholder kan hurtigt gennemskue, hvilke konti du har brug for, hvilke du med fordel kan fjerne og hvordan strukturen skal se ud for at støtte din drift bedst muligt. Det er en lille investering, der ofte sparer både tid, frustrationer og unødige omkostninger senere.