Hvad koster det egentlig at have en medarbejder?

Få overblik over løn, pension, ferie, lovpligtige bidrag, udstyr, rekruttering og skjulte omkostninger ved en ansættelse og lær, hvordan du beregner den reelle medarbejderpris.

Når du overvejer at ansætte, er det fristende kun at se på den aftalte løn: “30.000 kr. om måneden – det kan vi godt klare.” Men lønnen er kun en del af regningen. Oven i bruttolønnen kommer pension, ferie, ATP, forsikringer, udstyr, sygdom, rekruttering og en række andre omkostninger, som hurtigt løber op.

I denne artikel får du et overblik over, hvad en medarbejder reelt koster, og hvordan du selv kan regne tallene igennem, før du siger ja til at ansætte.

Løn er kun en del af regningen

Den samlede pris for en medarbejder består typisk af tre lag:

1) Direkte lønomkostninger

• Bruttoløn
• Ferie og ferietillæg / feriegodtgørelse
• Pension
• ATP og andre lovpligtige bidrag

2) Øvrige personaleomkostninger

• Forsikringer og arbejdsskade
• Kurser, efteruddannelse, medarbejdergoder
• Sociale arrangementer, personalepleje

3) Skjulte eller indirekte omkostninger

• Rekruttering og onboarding
• Din tid som ejer/leder (oplæring, sparring, MUS-samtaler)
• Udstyr, software, licenser og arbejdsplads
• Sygdom, fravær og ferie

Tager du kun udgangspunkt i bruttolønnen, risikerer du at undervurdere regningen betydeligt og dermed også, hvor meget omsætning medarbejderen skal skabe for at tjene sig hjem.

Hvad indgår i den samlede medarbejderomkostning?

1) Bruttoløn

Bruttolønnen er den løn, I aftaler i ansættelseskontrakten før skat og uden medarbejderens egne pensionstræk osv. Det er grundstammen i medarbejderens pris.

Eksempler på bruttoløn:

• Kontor- eller administrativ medarbejder: fx 28.000-35.000 kr. pr. måned
• Faglært medarbejder i butik / service: fx 26.000-32.000 kr. pr. måned
• Specialiseret funktion (IT, rådgiver m.v.): Ofte højere afhængigt af ansvar og erfaring

Det er altid denne løn, du tager udgangspunkt i, når du regner videre.

2) Ferie og ferietillæg/feriegodtgørelse

Ferie er ikke gratis, heller ikke når medarbejderen “bare” holder sine lovpligtige fem uger.

Grundreglerne er, at timelønnede ikke får løn under ferie. De optjener i stedet feriegodtgørelse på 12,5 % af den ferieberettigede løn. Det er en reel ekstra udgift for dig som arbejdsgiver, og det skal lægges oveni bruttolønnen.

Funktionærer med løn under ferie holder ferie med løn. Det vil sige, at du udbetaler løn til medarbejderen også i de måneder, hvor vedkommende ikke er på arbejde pga. ferie.

Uanset modellen er ferie en ekstra medarbejderomkostning, som skal ind i dine beregninger.

3) Pension

Pension er en af de mest oversete medarbejderomkostninger. Hvor meget du som arbejdsgiver skal betale, afhænger af, om stillingen er omfattet af en overenskomst, eller om pensionen skal forhandles individuelt.

I mange brancher (fx industri, handel og dele af det offentlige) er pensionsprocenten fastlagt på forhånd. Her er procentsatserne typisk ikke til at forhandle – du skal blot følge overenskomsten. I andre stillinger forhandles pensionen som en del af lønpakken sammen med løn, goder og arbejdstid.

En pensionsordning består typisk af:

• Et samlet pensionsbidrag på fx 12-15 % af lønnen
• En arbejdsgiverandel, der typisk udgør 8-10 %
• En medarbejderandel som trækkes i den ansattes løn

Uanset om pensionen er aftalt på forhånd eller individuelt, er arbejdsgiverandelen en fast og løbende ekstraudgift. Et eksempel:

• Løn: 30.000 kr. pr. måned
• Arbejdsgiverbetalt pension: 10 %
• Din udgift bliver: 3.000 kr. om måneden

Pension er dermed ikke en valgfri ekstra ting, men en strukturel omkostning, du skal indregne i totalprisen for en medarbejder på linje med løn, ferie og øvrige bidrag.

4) ATP og andre lovpligtige bidrag

Som arbejdsgiver betaler du forskellige lovbundne bidrag, bl.a.:

• ATP (Arbejdsmarkedets Tillægspension) som er en fast sats afhængigt af arbejdstid, hvor arbejdsgiver typisk betaler 2/3 af bidraget.
• Arbejdsskadeforsikring (AES) og andre arbejdsskadeordninger
• Barselsfonde, uddannelsesfonde, eventuelle branchebidrag

En opgørelse fra DA viser, at de private arbejdsgivere i 2024 i gennemsnit betalte knap 20.000 kr. i lovbestemte medarbejderomkostninger pr. fuldtidsansat – oven i lønnen.

Det konkrete niveau afhænger af branche og overenskomst, men det er sjældent et ubetydeligt beløb.

Hvor meget koster en medarbejder udover lønnen?

Når man samler de lønrelaterede omkostninger (pension, ferie, ATP, lovpligtige bidrag), viser flere kilder, at de ekstra lønomkostninger ud over bruttolønnen typisk ligger på 25-35 % afhængigt af branche, overenskomst og goder.

Det betyder, at en bruttoløn på 30.000 kr. pr. måned kan ende med en samlet lønrelateret omkostning på 37.500–40.500 kr., før du overhovedet har talt udstyr, kontorplads og din egen tid med. Det præcise tal kræver, at du ser på din konkrete situation, men tommelfingerreglen er god som første kvalificerede gæt.

Øvrige (ofte oversete) omkostninger

Ud over løn og lovpligtige bidrag er der en række andre poster, der hurtigt bliver betydelige, især når du ser dem over et år eller to.

Typiske ekstra omkostninger pr. medarbejder:

• Rekruttering, herunder annoncering, evt. rekrutteringsbureau og din tid til at læse ansøgninger, holde samtaler og lave test. Typisk 10.000-50.000 kr. pr. ansættelse alt efter metode
• Onboarding og oplæring, herunder din og eventuelle kollegers tid til oplæring samt nedsat produktivitet de første måneder.
• Udstyr og arbejdsplads, herunder computer, skærme, telefon, softwarelicenser, skrivebord, stol, hæve-/sænkebord samt andel af husleje, el, internet, rengøring m.m.
• Personalegoder og trivsel, herunder frokostordning, kaffe, frugt samt personalefester, gaver og evt. sundhedsforsikring.
• Sygdom og fravær, herunder løn under sygdom, tid til at omfordele opgaver, tabt fakturering osv.

Ingen af disse poster er “måske-udgifter”. De vil næsten altid opstå i et eller andet omfang, hvis du har ansatte, og de bør derfor tænkes med i dit budget.

Eksempel: Hvad koster en medarbejder med 30.000 kr. i løn?

Nedenfor et forenklet, men realistisk eksempel på en funktionærmedarbejder uden overenskomst med:

• Bruttoløn: 30.000 kr. pr. måned (360.000 kr. pr. år)
• Pension: 10 % betalt af arbejdsgiver
• Ferie med løn + ferietillæg 1 %
• Lovpligtige bidrag sat til ca. 5 % af lønnen
• Moderate udgifter til udstyr, onboarding og sygdom

I dette eksempel koster en medarbejder med 30.000 kr. i månedsløn altså omkring 460.000 kr. om året, hvilket svarer til ca. 1,28 gang bruttolønnen.

Overvej også:

• flere personalegoder
• højere pensionsprocent
• dyre rekrutteringsprocesser
• mere udstyr og kurser

Hvis du bevæger dig væk fra standardsatserne, kommer du dig hurtigt op mod 1,4-1,5 gange bruttolønnen, og i nogle brancher kan det blive endnu mere.

Sådan regner du din egen medarbejderpris

Du kan selv lave en enkel model, der passer til din virksomhed, så du har det samlede overblik over, hvad en medarbejder koster.

Trin 1: Fastlæg bruttolønnen

Beslut, hvilken løn der er konkurrencedygtig og realistisk. Husk at tage højde for erfaring, ansvarsniveau og hvad stillinger på samme niveau typisk aflønnes med.

Notér årslønnen: Bruttoløn pr. måned × 12 = årsløn

Trin 2: Læg lønrelaterede omkostninger til

Beregn:

• Pension
• Feriegodtgørelse / ferietillæg
• ATP
• Lovpligtige bidrag og forsikringer

Læg dem oven i årslønnen, så du får samlede lønrelaterede omkostninger.

Trin 3: Estimer øvrige personaleomkostninger

Lav realistiske årlige budgetter for:

• Udstyr, licenser og kontorplads pr. medarbejder
• Kurser, efteruddannelse og faglige arrangementer
• Personalegoder (frokost, telefon, sundhedsforsikring m.v.)
• Rekruttering (fordelt over forventet ansættelsesperiode, fx 3-5 år)
• Sygdom og fravær (fx et beløb svarende til nogle dages løn årligt)

Trin 4: Beregn den samlede omkostning pr. år og pr. time

Når du har alle beløbene, så læg dem sammen til en samlet årlig medarbejderomkostning.

Del med det antal arbejdstimer, du realistisk får ud af medarbejderen (typisk 1.600-1.700 fakturerbare/produktive timer om året – ikke 1.924 rå timer).

Så kan du se, hvad medarbejderen koster om året, hvad medarbejderen koster pr. time og hvilken omsætning eller værdi, medarbejderen minimum skal skabe for at være rentabel.

Er en ansættelse økonomisk bæredygtig?

En af de mest kritiske fejl er at ansætte uden at vide, hvor meget omsætning medarbejderen skal generere for at dække sin egen løn og alle tilknyttede omkostninger. Mange tager udgangspunkt i bruttolønnen alene, men når pension, ferie, lovpligtige bidrag, udstyr, sygdom og din egen tid til oplæring lægges oveni, bliver den reelle medarbejderpris markant højere.

For at vurdere, om en ansættelse er økonomisk bæredygtig, bør du opstille et konkret omsætningsmål pr. medarbejder. Det indebærer, at du:

• Beregner de samlede årlige omkostninger for medarbejderen
• Fordeler dem på de timer, der realistisk kan faktureres eller skabe direkte værdi
• Sammenholder det med den forventede omsætning eller output

Først når du har den beregning, kan du se, hvor meget medarbejderen skal levere, og om det er realistisk. Uden analysen risikerer du at ansætte for tidligt, ikke tage nok for dine ydelser eller undervurdere, hvor længe det tager, før medarbejderen bliver en økonomisk gevinst.

Hvad betyder det for din forretning?

Når du kender den reelle pris for en medarbejder, får du et langt skarpere beslutningsgrundlag. Du kan sætte mere præcise priser og timehonorarer, fordi du ved, hvad der faktisk skal tjenes ind. Du kan vurdere, om tidspunktet for en ansættelse er rigtigt, eller om du først bør effektivisere arbejdsprocesser, så du ikke køber kapacitet, du endnu ikke kan udnytte. Det bliver samtidig muligt at planlægge konkret, hvor meget omsætning en medarbejder skal skabe for at være rentabel, og dermed undgå de likviditetsproblemer, der opstår, når man ansætter for tidligt eller undervurderer de skjulte omkostninger.

For mindre virksomheder er en ansættelse ofte en af de mest betydningsfulde økonomiske beslutninger. Derfor er det afgørende at regne hele vejen rundt og ikke kun se på den løn, der står i kontrakten. Hvis du vil sikre dig et realistisk budget, kan det betale sig at få din revisor eller bogholder til at gennemgå beregningerne og justere for brancheforhold, overenskomstkrav og konkrete forsikringer. Det er en lille investering, der kan forhindre en dyr fejlansættelse senere.