Leje af medarbejdere fra udlandet: Skat, moms og ansvar du ikke må overse

Skat, moms og ansvar ved leje af udenlandsk arbejdskraft kan være en smule kompliceret. Bliv klogere på reglerne og undgå efteropkrævning, fejl i moms og uventet hæftelse.

Mange virksomheder oplever perioder, hvor der er brug for ekstra hænder, uden at de nødvendigvis ønsker at ansætte fast. Her kan leje af medarbejdere fra udlandet virke som en fleksibel og hurtig løsning. Men bag den praktiske fordel gemmer der sig en række skattemæssige, momsmæssige og juridiske forhold, som ofte undervurderes.

Fejl i håndteringen kan føre til efteropkrævning af skat, manglende momsfradrag eller i værste fald ansvar for løn og arbejdsvilkår, som du troede lå hos leverandøren.

I denne artikel får du overblik over, hvad du skal være opmærksom på, når du lejer udenlandsk arbejdskraft, så du kan bruge ordningen korrekt og undgå dyre overraskelser.

Hvad betyder det at leje medarbejdere fra udlandet?

Når du lejer medarbejdere fra udlandet, er der typisk tale om, at en udenlandsk virksomhed stiller arbejdskraft til rådighed for din virksomhed i en periode. Medarbejderne er formelt ansat hos den udenlandske virksomhed, men udfører arbejde for dig i Danmark.

Ved medarbejderudlejning er det din virksomhed, der:

• bestemmer arbejdstid og arbejdssted
• instruerer medarbejderne i det daglige
• stiller værktøj, materialer eller udstyr til rådighed

Netop disse forhold er afgørende for, hvordan skat og moms skal håndteres.

Medarbejderudlejning eller entreprise

En af de mest almindelige faldgruber ved leje af medarbejdere er at forveksle medarbejderudlejning med en entrepriseaftale. Skattemæssigt er forskellen nemlig væsentlig.

Medarbejderudlejning: Her stilles arbejdskraft til rådighed. Det er din virksomhed, der har den reelle ledelse af arbejdet.

Entreprise: Her køber du et færdigt resultat. Leverandøren har ansvaret for, hvordan arbejdet tilrettelægges og hvem der udfører det.

Du skal derfor være opmærksom på, hvordan din aftale er skruet sammen, så du får registreret og betalt den rette skat.

Hvornår skal der betales arbejdsudlejeskat?

Ved medarbejderudlejning til Danmark skal der som udgangspunkt betales arbejdsudlejeskat.

Arbejdsudlejeskatten betyder, at den udenlandske medarbejder er skattepligtig i Danmark, og at skatten indeholdes af den danske virksomhed.

Skattesatsen er 30 % af bruttolønnen (plus AM-bidrag)

Det gælder også, selvom:

• medarbejderen kun er i Danmark i kort tid
• medarbejderen er fuldt skattepligtig i et andet land
• den udenlandske virksomhed fakturerer samlet

Når reglerne om arbejdsudleje finder anvendelse, er det din virksomhed, der har pligt til at:

• indeholde korrekt skat
• indberette til Skattestyrelsen
• betale skatten rettidigt

Undlader du det, kan du hæfte for beløbet, også selvom du allerede har betalt fakturaen til den udenlandske leverandør.

Eksempler fra virkeligheden

Midlertidig arbejdskraft på byggeplads

En dansk entreprenør lejer 5 medarbejdere fra en polsk virksomhed i 3 måneder. Medarbejderne arbejder på en dansk byggeplads, følger danske arbejdstider og får instruktion fra den danske byggeledelse.

Selvom kontrakten kaldes en “serviceaftale” og fakturaen kun viser et samlet beløb, så er der skattemæssigt tale om medarbejderudlejning. Den danske virksomhed skal derfor indeholde arbejdsudlejeskat af løndelen.

Rengøringspersonale fra udlandet

Et dansk ejendomsselskab lejer rengøringspersonale fra en litauisk virksomhed til daglig rengøring af kontorlokaler i København. Medarbejderne arbejder efter en fast plan, som er udarbejdet af ejendomsselskabet, rengøringen udføres i selskabets lokaler og der gives løbende instruktioner om opgaver, kvalitet og arbejdstider.

Selvom aftalen er betegnet som en “rengøringskontrakt”, og fakturaen alene angiver et samlet beløb pr. måned, er der skattemæssigt tale om medarbejderudlejning. Det skyldes, at det i praksis er den danske virksomhed, der har den daglige ledelse af arbejdet. Ejendomsselskabet skal derfor indeholde arbejdsudlejeskat af lønandelen og være opmærksom på sit solidariske ansvar for løn- og arbejdsvilkår i rengøringsbranchen.

Moms: Omvendt betalingspligt ved udenlandsk arbejdskraft

Ud over skat skal du også forholde dig til momsen. Når du køber ydelser fra en udenlandsk virksomhed, er der som udgangspunkt omvendt betalingspligt. Det betyder, at den udenlandske virksomhed ikke opkræver dansk moms – du skal derimod selv beregne og indberette momsen i dit regnskab.

Momsen kan typisk fradrages samtidig, hvis ydelsen bruges i en momspligtig virksomhed.

Det gælder både ved:

• entrepriseaftaler
• medarbejderudlejning
• konsulentydelser fra udlandet

Her er det vigtigt at holde tungen lige i munden, når momsregnskabet skal laves, og hvis du ikke har hundrede procent styr på reglerne, kan det være en god idé at få hjælp fra en bogholder.

Hæfter du for løn, arbejdsmiljø og sociale bidrag?

Mange tror, at ansvaret for både løn, arbejdsmiljø og sociale bidrag fuldt ud ligger hos den udenlandske virksomhed. Det gør det ikke nødvendigvis. Man arbejder i stedet med noget, der kaldes solidarisk ansvar.

I visse brancher – især byggeri og rengøring – kan du hæfte solidarisk for:

• manglende løn
• sociale bidrag
• feriepenge

Det betyder, at hvis den udenlandske virksomhed ikke lever op til reglerne, kan kravet rettes mod dig som hvervgiver.

Arbejdsmiljø med leje af medarbejdere

Uanset ansættelsesforhold har du ansvar for:

• sikkerhed på arbejdspladsen
• instruktion i arbejdsmiljøregler
• overholdelse af danske standarder

Arbejdstilsynet ser på de faktiske forhold – ikke kontraktens formulering, og derfor skal du have dokumentationen på plads.

Du bør som minimum sikre:

• skriftlig kontrakt med klar beskrivelse af opgaven
• dokumentation for medarbejdernes ansættelsesforhold
• opdeling af faktura i løn og øvrige omkostninger
• registrering i RUT (Register for Udenlandske Tjenesteydere) hvis relevant

Korrekt bogføring og faglig sparring

Leje af medarbejdere fra udlandet kan være en effektiv løsning, men det er ikke en administrativ genvej. Tværtimod stiller det øgede krav til din bogføring og til, at skat og moms bliver håndteret korrekt fra start.

Det er afgørende, at din bogholder ved, om der er tale om medarbejderudlejning eller en egentlig entreprise, da det har direkte betydning for, hvordan fakturaer skal bogføres, og om der skal indeholdes arbejdsudlejeskat og anvendes omvendt betalingspligt på momsen.

Når du har styr på:

• den skattemæssige kvalifikation (medarbejderudlejning vs. entreprise)
• korrekt bogføring af lønandel, skat og moms
• dokumentation og dit ansvar for arbejdsvilkår

… kan ordningen bruges trygt og uden ubehagelige efterreguleringer. Uden det overblik risikerer du, at en fleksibel løsning bliver en dyr erfaring, ofte længe efter arbejdet er udført.

Tænk derfor ikke kun på timeprisen, men på den samlede økonomiske og administrative konsekvens. En tidlig dialog med din revisor kan være med til at sikre, at opsætning, bogføring og indberetninger er rigtige fra start, og det er næsten altid den billigste løsning på den lange bane.