Sådan håndterer du som arbejdsgiver feriepenge korrekt

Det betaler sig at have styr på feriepengene, så du undgår mistillid blandt medarbejderne. Læs med her og se, hvad du skal være opmærksom på.

Feriepenge er et område, hvor mange arbejdsgivere bliver usikre. Reglerne har ændret sig de seneste år, begreberne kan være tekniske og fejl kan hurtigt blive både dyre og tidskrævende at rette op på.

Men korrekt håndtering af feriepenge er en grundlæggende del af det at have ansatte, og derfor får du i denne artikel et overblik over, hvordan feriepenge fungerer i praksis, hvad du som arbejdsgiver har ansvar for og hvordan du sikrer, at alt bliver håndteret korrekt.

Hvad er feriepenge?

Feriepenge er den betaling, medarbejdere optjener til deres ferie. Som arbejdsgiver har du pligt til at sikre, at feriepengene beregnes korrekt, indberettes rettidigt og enten udbetales eller indbetales til FerieKonto eller en feriefond.

Grundlæggende gælder:

• Medarbejdere optjener ferie løbende
• Feriepengene udgør som udgangspunkt 12,5 % af den ferieberettigede løn
• Du har ansvaret for både beregning, indberetning og betaling

Selvom meget kan automatiseres via lønsystemer, er ansvaret altid dit som arbejdsgiver, og derfor er der god grund til at kende reglerne – også selv om du har outsourcet lønadministrationen til en bogholder.

Den nye ferielov

Med den nye ferielov blev samtidighedsferie indført. Det betyder, at medarbejdere optjener og afholder ferie på samme tid i modsætning til tidligere, hvor ferie blev optjent ét år og afholdt det næste.

I praksis betyder det:

• Ferie optjenes løbende måned for måned
• Medarbejdere kan afholde ferie, kort tid efter den er optjent
• Optjeningsåret og ferieåret følger hinanden

Det gør ordningen mere fleksibel for medarbejderne, men det stiller også større krav til korrekt lønadministration.

Sådan beregnes feriepenge

Feriepenge beregnes som udgangspunkt af den ferieberettigede løn, hvilket typisk inkluderer:

• Fast løn
• Timeløn
• Bonus og provision (hvis den er løbende)
• Skattepligtige tillæg

Derimod indgår følgende ikke:

• Godtgørelser
• Udgiftsrefusion
• Ikke-skattepligtige beløb

Standardberegning lyder sådan her: Feriepenge = 12,5 % af ferieberettiget løn

Ferie med løn eller feriepenge – hvad er forskellen?

Som arbejdsgiver kan du have medarbejdere på to forskellige ferieordninger:

• Ferie med løn. Her får medarbejderen sin normale løn under ferie og optjener samtidig et ferietillæg (typisk 1 %). Udbetaling sker direkte via lønnen, og der er ingen indbetaling til FerieKonto.
• Her optjener medarbejderen feriepenge, som udbetales, når ferien holdes. Feriepengene indbetales til FerieKonto, og medarbejderen anmoder selv om udbetaling. Løsningen bruges ofte til timelønnede og midlertidige ansatte.

Som arbejdsgiver må du ikke vælge ordning frit. Den afhænger bl.a. af ansættelsestype og overenskomst.

Indberetning og betaling – sådan gør du i praksis

Når feriepenge skal håndteres korrekt, er der tre centrale skridt:

1) Beregn feriepenge korrekt: Sørg for, at alle løndele er korrekt markeret som feriepengeberettigede, og brug et lønsystem, der automatisk beregner 12,5 %.

2) Indberet feriepenge: Feriepenge skal indberettes løbende sammen med løn, og indberetning sker typisk via lønsystemet.

3) Betal feriepenge rettidigt: Feriepenge skal indbetales senest på den fastsatte frist, og for sen betaling kan medføre renter og gebyrer.

Små fejl i opsætningen af din lønadministration kan betyde, at feriepengene enten mangler eller bliver indberettet forkert.

Typiske fejl (og hvordan du undgår dem)

Selv erfarne arbejdsgivere laver fejl på feriepengeområdet. De mest almindelige er:

• Forkert beregningsgrundlag
• Manglende indberetning ved fratrædelse
• Forveksling af ferie med løn og feriepenge
• Manuelle rettelser uden dokumentation

Sådan undgår du dem:

• Brug ét fast løn- og bogføringssystem
• Afstem feriepenge løbende – ikke kun ved årsafslutning
• Sørg for klare procedurer ved ansættelse og fratrædelse
• Få hjælp, hvis reglerne ændrer sig

Når en medarbejder for eksempel fratræder, så skal alle optjente feriepenge gøres op. Det indebærer typisk:

• Beregning af optjent, ikke-afholdt ferie
• Indberetning af feriepenge til FerieKonto
• Ingen udbetaling direkte til medarbejderen (med få undtagelser)

Hvis dette overses eller håndteres forkert, kan virksomheden risikere både efterbetalinger og klager, og det er derfor vigtigt at få styr på det fra starten.

Tænk feriepenge som en fast del af din lønstruktur

Feriepenge er ikke bare en administrativ detalje – de er en del af medarbejdernes løn og en forpligtelse, der skal håndteres korrekt fra dag ét. Når systemer og rutiner er sat rigtigt op, kører det ofte problemfrit i baggrunden.

Omvendt kan manglende overblik føre til uventede omkostninger, ekstra administration og unødig uro både for dig og dine medarbejdere. Derfor er det en god investering at sikre, at feriepenge håndteres korrekt fra start og løbende følges op. Det giver ro i driften, tillid hos medarbejderne og færre problemer senere.