Hvilke kvitteringer og bilag skal du gemme (og hvordan gør du det smartest)?

Få styr på bilag og kvitteringer som ny virksomhedsejer. Se hvad du skal gemme, hvor længe og hvordan du håndterer det nemt i praksis.

Når du starter en virksomhed, er regnskab sjældent det, du ønsker at bruge mest tid på. Alligevel er korrekt håndtering af kvitteringer og bilag noget af det vigtigste, du kan få styr på fra begyndelsen. Ikke fordi det er kompliceret, men fordi manglende struktur hurtigt kan koste dig både fradrag, tid og unødige bekymringer.

Mange nye virksomhedsejere er usikre på, hvad der egentlig tæller som et bilag, hvor længe det skal gemmes og om et billede på telefonen er nok. I denne artikel forklarer vi præcis, hvad du skal gemme, og hvordan du gør det på en måde, der fungerer i hverdagen.

Hvad er et bilag, og hvorfor er det så vigtigt?

Et bilag er dokumentation for en økonomisk transaktion i din virksomhed. Hver gang der går penge ind eller ud, skal der som udgangspunkt være et bilag, der forklarer hvorfor.

Bilaget er dit bevis på, at:

• købet eller salget er reelt
• udgiften er erhvervsmæssig
• moms og beløb er korrekt håndteret

Uden bilag kan en udgift blive afvist, og du risikerer at miste fradrag, også selvom udgiften reelt er relevant for virksomheden.

Et bilag skal som minimum vise:

• dato
• beløb (gerne både inkl. og ekskl. moms)
• hvad der er købt eller solgt
• hvem du har handlet med (navn og gerne CVR-nummer)

Et bilag er med andre ord ikke bare en formalitet i regnskabet, men fundamentet for at dine tal kan dokumenteres og forsvares. Derfor er det en god vane allerede fra start at sikre, at hvert køb og hvert salg har den nødvendige dokumentation.

Hvilke kvitteringer og bilag skal du gemme?

Som tommelfingerregel: Alt, der har med virksomhedens penge at gøre.

Men lad os gøre det lidt mere konkret.

Du skal gemme bilag for alle erhvervsmæssige udgifter, fx:

• indkøb af varer og materialer
• software, abonnementer og licenser
• telefon, internet og IT-udstyr
• markedsføring og annoncer
• transport, kørsel, bro, parkering og hotel
• kontorartikler og mindre inventar

Selv små beløb tæller. Mange mister fradrag, fordi “det bare var en kaffe” eller “kun 89 kr.,” men reglerne tager ikke hensyn til beløbets størrelse.

Du skal også gemme dokumentation for dine indtægter:

• kassesalg og boner
• fakturaer du sender til kunder
• afregninger fra platforme og samarbejdspartnere

Her er bilagene vigtige for at dokumentere din omsætning og korrekt momsafregning.

Derudover bør du gemme:

• bankudtog og betalingsoversigter
• lønsedler og ansættelseskontrakter
• kørselsregnskab ved brug af egen bil
• aftaler og kontrakter med kunder og leverandører

Samlet set handler det om at kunne forklare og dokumentere alle bevægelser på virksomhedens konto. Når du kan koble hver ind- og udbetaling til et bilag, bliver dit regnskab gennemskueligt og let at arbejde med – både for dig selv og for dem, der senere skal se det igennem.

Papir eller digitalt – hvad gælder?

Fra og med 2026 er kravene til, hvordan du opbevarer bilag og regnskab skærpet for alle virksomheder (næsten) uanset størrelse. Det skyldes en ny bogføringslov, der har digitalisering som det centrale element: virksomheder skal føre deres bogføring i et digitalt system og opbevare bilag elektronisk. Det gælder også for personligt ejede virksomheder med en omsætning på mere end 300.000 kr. i to på hinanden følgende år.

Tidligere var det tilladt at gemme bilag fysisk, fx i ringbind, men efter de nye regler er det ikke længere nok at have papirbilag liggende i en skuffe. Hvis din virksomhed er omfattet af kravene om digital bogføring, skal bilagene opbevares digitalt i et godkendt bogføringssystem i hele opbevaringsperioden (normalt mindst 5 år).

Det betyder konkret:

• alle købs- og salgsbilag skal registreres og gemmes i et digitalt bogføringssystem, som kan bevare dem sikkert og uforandret
• en mobiloptagelse af en fysisk kvittering må gerne bruges, men den skal uploades til dit digitale system med det samme, så den indgår som en del af bogføringen
• gamle papirbilag kan du digitalisere, men når de først er scannet og gemt korrekt, behøver du som udgangspunkt ikke gemme papirversionen fysisk længere (så længe digitaliseringen er tydelig og opfylder lovens krav)

Formålet med de nye regler er både at gøre regnskabsarbejdet mere effektivt og at sikre, at myndigheder nemmere kan få digital indsigt i virksomhedens dokumentation ved kontrol eller revision.

Hvor længe skal du gemme bilag?

Som hovedregel skal du gemme regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af regnskabsåret.

Det gælder både:

• bilag
• regnskabsfiler
• dokumentation for moms og skat

Der kan være særlige situationer, hvor materialet skal gemmes længere, men for de fleste nyopstartede virksomheder er 5-årsreglen tilstrækkelig.

Faste rutiner = færre fejl i bilagshåndteringen

God bilagshåndtering handler først og fremmest om at skabe enkle rutiner, der fungerer i hverdagen. Det behøver hverken være perfekt eller tidskrævende, men det skal være konsekvent. Jo tidligere du får bilaget ind i dit system, desto mindre arbejde og færre fejl får du senere.

En god tilgang er at beslutte, at bilaget altid håndteres i det øjeblik, udgiften opstår. Det kan fx være ved at tage et billede af kvitteringen med det samme eller videresende en e-mailkvittering direkte til dit regnskabsprogram. Når alle bilag samles ét sted og løbende kobles til betalingerne, bliver overblikket bevaret, og bogføringen kan næsten passe sig selv.

Mange regnskabsprogrammer understøtter dette ved at gøre det nemt at:

• tage billeder af kvitteringer direkte i appen
• videresende digitale kvitteringer automatisk
• matche bilag med bankposteringer, så intet bliver glemt

De fleste problemer opstår, når bilag venter for længe. Manglende kvitteringer til kort- og MobilePay-betalinger, private udgifter der blandes ind i virksomhedens økonomi eller kvitteringer uden tydelig beskrivelse og CVR-nummer er klassiske faldgruber. Lige så ofte skyldes det, at bilag ligger spredt i mails, mapper og lommer uden et fast system.

En god tommelfingerregel er at arbejde efter princippet: Én transaktion – ét bilag – ét sted. Holder du fast i det, bliver bilagshåndtering en lille, løbende opgave i stedet for et stort oprydningsprojekt, når moms eller årsafslutning nærmer sig.

Tænk bilag som en del af overblikket

Bilag handler ikke kun om regler og kontrol. Når dine kvitteringer og dokumenter er i orden, får du også et langt bedre overblik over, hvor pengene faktisk bliver brugt.

Det gør det nemmere at følge din økonomi, lave budgetter og forstå dit resultat. Starter du med gode vaner fra dag ét, bliver regnskab aldrig noget, der vokser dig over hovedet – det bliver bare en naturlig del af at drive virksomhed. Ved du ikke, hvordan du skal komme i gang, kan du overveje at søge hjælp hos en revisor til at få etableret et system, der fungerer i dagligdagen.