eIndkomst guide: Sådan indberetter du løn

At ansætte sin første medarbejder er en stor milepæl, men samtidig følger også et større administrativt ansvar. 

Her er eIndkomst et centralt omdrejningspunkt. Det er systemet, hvor du indberetter løn, skat og pension, så både medarbejderen og myndighederne får de korrekte oplysninger. En fejlfri indberetning er afgørende for, at din virksomhed opfattes som professionel og som en tryg arbejdsplads.

I denne guide gennemgår vi, hvordan du mestrer systemet, så du undgår dyre fejl og sikrer, at lønnen lander rigtigt hver måned.

Hvad er eIndkomst egentlig?

eIndkomst er en central database hos Skattestyrelsen, der fungerer som bindeleddet mellem din virksomhed, dine medarbejdere og de offentlige myndigheder. Når du indberetter løn, bliver oplysningerne ikke kun brugt til skat; de flyder automatisk videre til bl.a. ATP, Feriepengeinfo, kommuner og uddannelsessteder.

For dig som arbejdsgiver betyder det, at eIndkomst er din “kilde til sandhed”. Det er her medarbejderens årsopgørelse bliver bygget op løbende gennem året. 

Systemet sikrer, at:

• Skatten afregnes rigtigt: A-skat og AM-bidrag bliver beregnet og registreret korrekt.
• Sociale ydelser fungerer: Medarbejderens ret til dagpenge, barsel og pension baseres på dine indberetninger.
• Gennemsigtighed: Medarbejderen kan med det samme se dine indberetninger under deres egne skatteoplysninger i TastSelv. Det skaber tillid, at de løbende kan følge med i, at skat og AM-bidrag er indberettet korrekt.

Kort sagt er eIndkomst motoren i det danske lønsystem, og det er her, du dokumenterer, at du lever op til dine forpligtelser som arbejdsgiver.

Tjeklisten før du starter: Har du det hele klar?

Inden du logger på eIndkomst, sparer du meget tid ved at have alting klar. Sørg for at have følgende:

• CPR-nummer og skattekort: Du skal bruge medarbejderens CPR-nummer for at hente deres skattekort (hovedkort eller bikort) digitalt i systemet.
• Løntimer og bruttoløn: Det præcise antal timer og den aftalte løn før skat.
• AM-bidrag og A-skat: Selvom systemet kan hjælpe, skal du vide, hvilke procenter der skal trækkes (AM-bidrag er altid 8 %, mens A-skatten varierer).
• Personalegoder: Har medarbejderen fri telefon, firmabil eller sundhedsforsikring? Disse skal ofte beskattes som en del af lønindberetningen.
• ATP-bidrag: Du skal vide, hvilken sats medarbejderen hører under (typisk afhængig af timetallet).

Ved at have denne “rådata” klar i et Excel-ark eller dit regnskabsprogram, undgår du at gå i stå midt i indtastningen, når systemet beder om en specifik rubrik.

Trin-for-trin: Manuel indberetning i eIndkomst

Når du har data klar, er det tid til at taste. Hvis du ikke bruger et lønsystem, foregår indberetningen direkte i TastSelv Erhverv.

Trin 1: Log på og find eIndkomst

Log på TastSelv Erhverv med MitID. Vælg menuen “Ansatte” og klik derefter på “eIndkomst”. Her vælger du punktet “Indberette lønoplysninger”.

Trin 2: Vælg indberetningstype

Du vil typisk skulle vælge “Privat løn/pension”. Herefter indtaster du medarbejderens CPR-nummer og vælger den korrekte periode (f.eks. januar måned). Systemet henter nu automatisk medarbejderens aktuelle skattekort.

Trin 3: Udfyld de vigtigste rubrikker

eIndkomst er bygget op af nummererede rubrikker. De vigtigste er:

• Felt 13 (AM-bidragspligtig indkomst): Her taster du bruttolønnen (før AM-bidrag og A-skat).
• Felt 15 (AM-bidrag): Her beregner og indtaster du de 8 % af beløbet fra felt 13.
• Felt 16 (A-skat): Her taster du det beløb, der skal trækkes i A-skat (baseret på skattekortets trækprocent efter AM-bidrag og fradrag).
• Felt 200 (Løntimer): Det er afgørende at indberette det korrekte antal timer, da dette bruges til beregning af ATP og dagpengeret.

Trin 4: ATP og pension

Husk at udfylde rubrikkerne til ATP-bidrag (både medarbejderens og arbejdsgiverens andel). Hvis din virksomhed har en pensionsordning, skal bidragene hertil også tastes i de dertilhørende rubrikker, så beskatningen bliver korrekt.

Trin 5: Godkend og tjek kvitteringen

Når du har indtastet alle tal, trykker du på “Næste” og gennemser overblikket. Når du har godkendt, får du en kvittering. 

Vigtigt: Gem kvitteringen, da den indeholder de betalingsoplysninger, du skal bruge til at afregne A-skat og AM-bidrag via virksomhedens Skattekonto.

De vigtigste frister: Undgå problemer og bøder

I eIndkomst er en deadline ikke til at forhandle om – det er en skarp tidsgrænse. Som arbejdsgiver arbejder du med to forskellige typer frister: fristen for indberetning og fristen for betaling.

Hvornår skal du indberette?

De fleste små og mellemstore virksomheder (SMV’er) følger de almindelige frister. Hovedreglen er, at lønnen skal være indberettet senest den 10. i måneden efter, at lønnen er udbetalt. Hvis den 10. falder i en weekend eller på en helligdag, rykkes fristen til den førstkommende hverdag.

• Eksempel: Lønnen for januar skal indberettes senest den 10. februar.

Betaling via Skattekontoen

Når du har indberettet, opstår der et krav på A-skat og AM-bidrag, som skal betales til virksomhedens Skattekonto. Betalingsfristen følger typisk indberetningsfristen.

Vigtigt om dispositionsdatoen

Når du indberetter, skal du angive en “dispositionsdato”. Det er den dag, hvor pengene er til rådighed på medarbejderens konto (typisk den sidste hverdag i måneden). Hvis du indberetter for sent i forhold til denne dato, kan du risikere, at medarbejderens skatteoplysninger ikke stemmer, hvilket skaber unødig forvirring og administrativt besvær.

Hvis du misser en frist, opkræver Skattestyrelsen automatisk en afgift for manglende indberetning (typisk 800 kr.) plus renter på selve skattebeløbet.

Fejlhåndtering: Hvad gør man, når man har tastet forkert?

Fejl kan ske for alle. Måske har du tastet et nul for meget, eller du har glemt at medregne et tillæg. Det vigtigste er at vide, at eIndkomst ikke er “skrevet i sten” – fejl kan og skal rettes.

I eIndkomst retter man som udgangspunkt ved at lave en erstatningsindberetning eller en tilbageførsel:

• Hvis du opdager fejlen med det samme: Inden for samme indberetningsperiode kan du ofte gå ind og rette den specifikke indberetning. Systemet vil så overskrive de gamle data med de nye.
• Hvis fristen er passeret: Her skal du lave en såkaldt “modpostering”. Det betyder, at du indberetter de samme tal igen, men med et minusfortegn foran, så de annullerer den forkerte indberetning. Derefter laver du en ny, korrekt indberetning for perioden.
• Vær opmærksom på Skattekontoen: Når du retter i eIndkomst, ændrer beløbet på din Skattekonto sig også automatisk. Hvis du har indberettet for meget og allerede har betalt, vil det overskydende beløb typisk stå som et tilgodehavende på din Skattekonto eller blive udbetalt til din NemKonto.

Det vigtigste er ikke at gå i panik. Skattestyrelsen vil hellere have, at du retter fejlen nu, end at de skal finde den under en kontrol senere. Hvis fejlen har betydning for medarbejderens udbetalte løn, så husk altid at kommunikere åbent om, hvordan og hvornår det bliver rettet.

Det strategiske valg: Manuel indberetning vs. lønsystem

Når du har fået dine første ansatte, opstår spørgsmålet: Skal du taste manuelt i eIndkomst, eller er det på tide at investere i et lønsystem? 

I en scale-up, hvor kompleksiteten stiger i takt med antallet af medarbejdere, bliver manuel indberetning hurtigt en flaskehals.

Fordele ved at bruge et lønsystem

Moderne lønsystemer (som f.eks. Danløn, Pento eller Zenegy) fungerer som en automatisk bro til eIndkomst. Når du godkender lønnen i systemet, sker indberetningen til Skattestyrelsen, ATP og Feriepengeinfo helt automatisk. Det eliminerer tastefejl og sikrer, at alle frister overholdes uden manuel overvågning. Desuden håndterer systemerne automatisk svære beregninger som ferietillæg, pension og barselsrefusion.

Hvornår skal du udlicitere?

Selvom et lønsystem hjælper meget, skal al data stadig være korrekt. Mange virksomheder vælger derfor at lade en professionel bogholder eller lønkonsulent overtage ansvaret. Fordelen er her:

• Ekspertise: Du er sikker på, at de nyeste lovkrav og overenskomster overholdes.
• Skalérbarhed: Du kan ansætte 10 nye medarbejdere uden at din egen administrative arbejdsbyrde eksploderer.
• Fokus: Du frigør tid til at lede dit team og vækste din forretning i stedet for at navigere i rubrikker i TastSelv.

Valget handler i sidste ende om din virksomheds behov. Hvis du har mere end 2-3 ansatte, vil investeringen i et lønsystem eller en bogholder ofte tjene sig selv hjem i sparede fejl og frigivet tid.

Skab et sikkert fundament for din lønadministration

Når din virksomhed vokser, vil dine behov også ændre sig. Uanset om du vælger at taste løn manuelt, bruge et automatiseret lønsystem eller få hjælp fra en professionel, er målet det samme: At lønnen stemmer, og at du har ro til at drive din forretning.

Har du brug for hjælp til at få styr på lønnen? Hos Finara gør vi det nemt for dig at finde den rette bogholder, der har ekspertise i eIndkomst og lønsystemer. Slip for bekymringerne om frister og fejl – udfyld vores kontaktformular og find den rette hjælp til din virksomheds lønadministration.