Refusion ved sygdom: Guide til regler, frister og rettigheder

Når din virksomhed vokser, og medarbejderstaben udvider sig, bliver håndtering af sygefravær en naturlig del af hverdagen som leder. For en virksomhed i vækst er det derfor afgørende for likviditeten, at man har styr på reglerne for refusion ved sygdom.

Det danske system er indrettet til at give en økonomisk håndsrækning og sikre, at virksomheder ikke bliver unødigt belastede af langvarigt fravær. Men reglerne kan være komplekse, og de kræver, at du kender dine rettigheder og overholder de administrative frister. 

I denne artikel guider vi dig igennem de vigtigste regler, så du får de penge tilbage, du har krav på, samt bevarer en sund og velfungerende økonomi.

Arbejdsgiverperioden: De første 30 dage

Når en medarbejder melder sig syg, træder de første regler i kraft med det samme. Som arbejdsgiver er det din opgave at dække de første 30 kalenderdage af medarbejderens fravær – dette kaldes populært for “arbejdsgiverperioden”. I denne periode får du som udgangspunkt ikke refusion fra kommunen, uanset om du betaler fuld løn eller sygedagpenge til din medarbejder.

Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at retten til løn eller sygedagpenge i de første 30 dage afhænger af medarbejderens ansættelsesforhold. For at medarbejderen har krav på sygedagpenge fra dig i arbejdsgiverperioden, skal vedkommende som hovedregel have været ansat hos dig i de sidste 8 uger før fraværet og have arbejdet mindst 74 timer i den periode.

Hvis medarbejderen ikke opfylder dette krav, kan det i nogle tilfælde være kommunen, der skal udbetale sygedagpenge fra første dag, men for langt de fleste faste ansættelser vil de første 30 dage være en direkte udgift for din virksomhed. At have styr på denne periode er essentielt for dit budget, da det er her, den største umiddelbare økonomiske usikkerhed ligger ved kortvarigt fravær.

Sygedagpengeforsikring: Sikkerhed for mindre virksomheder

Da de første 30 dages sygdom som udgangspunkt er for egen regning, kan det være en mærkbar økonomisk risiko for mindre virksomheder med få ansatte. For at imødekomme dette findes der en statslig sygedagpengeforsikring, som er målrettet private arbejdsgivere.

Hvis din virksomheds samlede lønsum ligger under en vis grænse, har du mulighed for at tegne denne forsikring. Fordelen er markant: I stedet for at vente i 30 dage, får din virksomhed ret til refusion allerede fra medarbejderens 2. sygedag.

For en scale-up i vækst, hvor budgettet er stramt, fungerer forsikringen som en billig sikkerhed mod de mest almindelige sygdomsforløb (som f.eks. influenza eller kortere skadesforløb), der ellers ville falde inden for arbejdsgiverperioden. Det sikrer en langt højere grad af forudsigelighed i dine månedlige omkostninger.

Hvornår kan du få refusion? 3 krav du skal kende

Uanset om din virksomhed er dækket af en forsikring eller ej, er der tre fundamentale krav, der skal være opfyldt, før kommunen udbetaler sygedagpengerefusion. Hvis blot ét af disse punkter overses, risikerer du, at kommunen afviser din ansøgning, og virksomheden ender med at bære hele udgiften selv – også selvom medarbejderen reelt er syg.

Her er de 3 krav, du altid skal oplyse:

1. Fraværets længde (30-dages reglen): Hvis du ikke har en forsikring, opstår retten til refusion først, når medarbejderen har været syg i mere end 30 sammenhængende kalenderdage. Det er først fra dag 31, at det offentlige “overtager” udgiften svarende til sygedagpengesatsen.
2. Beskæftigelseskravet: For at kommunen kan udbetale refusion, skal medarbejderen opfylde lovens krav om tilknytning til arbejdsmarkedet (mindst 8 ugers ansættelse og 74 arbejdstimer i perioden). Hvis medarbejderen f.eks. lige er startet og ikke har oparbejdet nok timer, kan det i visse tilfælde være kommunen og ikke dig, der skal dække fraværet.
3. Anmeldelsesfristen: Dette er det punkt, hvor flest virksomheder begår fejl. Du skal anmelde sygefraværet rettidigt via NemRefusion. Hvis du udbetaler løn under sygdom, er fristen senest 5 uger efter første fraværsdag (forudsat at fraværet varer mere end 30 dage). Overholdes fristen ikke, mister du retten til refusion for perioden, før anmeldelsen blev sendt.

Disse tre punkter er de vigtigste at have styr på, når du skal sikre, at virksomhedens likviditet ikke bliver ramt unødigt af sygefravær.

Guide: Søg refusion i 5 enkle trin

Når de 30 dages arbejdsgiverperiode er gået, sker udbetalingen af refusion ikke automatisk. Du skal selv være proaktiv. Her er den proces, du skal igennem for at sikre, at pengene lander på virksomhedens konto.

Trin 1: Log på NemRefusion

Gå til virk.dk og log på NemRefusion med din virksomheds MitID. Det er her, al kommunikation omkring sygedagpenge og refusion foregår.

Trin 2: Anmeld fraværet 

Indtast medarbejderens CPR-nummer og den første sygedag. Husk, at du skal anmelde fraværet, selvom medarbejderen endnu ikke er vendt tilbage på arbejde.

Trin 3: Angiv lønforhold

Du skal oplyse, om du udbetaler fuld løn under sygdom, eller om medarbejderen kun modtager sygedagpenge. Det er afgørende for, hvordan refusionen beregnes og udbetales.

Trin 4: Hold øje med digitale postkasser

Når du har anmeldt fraværet, sender kommunen et underretningsbrev til medarbejderen. Det er vigtigt, at medarbejderen reagerer på dette, da manglende svar fra deres side kan sætte din refusion i stå.

Trin 5: Søg om udbetaling

Når anmeldelsen er godkendt, skal du løbende søge om selve udbetalingen af refusionen. Dette gøres typisk månedsvis bagudrettet, så det passer med din lønkørsel.

Husk deadline: Hvis du udbetaler løn, skal du anmelde fraværet senest 5 uger efter den første sygedag (når fraværet strækker sig over 30 dage). En overskredet deadline er den hyppigste årsag til, at virksomheder mister deres refusion.

Særlige regler: § 56-aftaler og kronisk sygdom

Selvom hovedreglen er de 30 dages arbejdsgiverperiode, findes der en vigtig undtagelse, som kan spare din virksomhed for mange penge. Hvis du har en medarbejder med en kronisk eller langvarig lidelse, der medfører øget sygefravær, kan I indgå det, man kalder en § 56-aftale.

En § 56-aftale er en forhåndsgodkendelse fra kommunen, som betyder, at din virksomhed får sygedagpengerefusion allerede fra medarbejderens første fraværsdag. Det vil sige, at du helt slipper for at betale de 30 dage i arbejdsgiverperioden for fravær, der er relateret til den specifikke lidelse.

Hvorfor er det en god idé?

• Økonomisk sikkerhed: Virksomheden bliver ikke straffet økonomisk for at udvise socialt ansvar og fastholde en dygtig medarbejder, der har helbredsmæssige udfordringer.
• Tryghed for medarbejderen: Den ansatte skal ikke bekymre sig om at være en økonomisk belastning for virksomheden på grund af sin sygdom.
• Fleksibilitet: Aftalen kan også dække fravær i forbindelse med indlæggelser eller ambulante behandlinger, der er planlagt på forhånd.

For at aftalen er gyldig, skal den godkendes af medarbejderens bopælskommune, og lidelsen skal skønnes at medføre mindst 10 fraværsdage om året. Det er et simpelt greb, der gør en kæmpe forskel for likviditeten f.eks. i en scale-up, hvor hver krone tæller.

Revisionens rolle: Får du alle dine penge hjem?

Selvom du kender reglerne, er den største udfordring for mange den administrative opfølgning. Det er her, din bogholder eller revisor spiller en nøglerolle. Mange virksomheder går glip af refusion, fordi processen drukner i hverdagens andre opgaver, eller fordi integrationen mellem lønsystemet og NemRefusion ikke er sat rigtigt op.

Korrekt håndtering af sygedagpengerefusion handler ikke kun om at få pengene udbetalt, men også om at sikre, at de bogføres korrekt i dit årsregnskab. Hvis refusionen ikke modregnes rigtigt i dine lønomkostninger, får du et misvisende billede af virksomhedens reelle drift og overskud. En proaktiv revisor vil sørge for:

• Løbende afstemning: At der er overensstemmelse mellem udbetalt løn under sygdom og den modtagne refusion.
• Overholdelse af deadlines: At anmeldelserne aldrig overskrider de kritiske fem uger.

Med Finara kan du blive matchet med eksperter og revisorer, der har specialiseret sig i netop scale-ups og vækstvirksomheder. Det sikrer, at du får en partner, der ikke blot tjekker dine bilag, men som aktivt hjælper dig med at optimere din likviditet – herunder at sikre, at du aldrig går glip af eventuel refusion, du ellers ville være berettiget til.

Få styr på refusionen

Når en virksomhed skalerer, bliver de administrative processer omkring medarbejdere ofte mere komplekse. Refusion ved sygdom er et af de områder, hvor der er penge at hente – eller tabe – alt efter hvor godt man kender reglerne og sine rettigheder.

Ved at udnytte muligheder som sygedagpengeforsikring og § 56-aftaler, og ved at sikre en professionel håndtering via NemRefusion, fjerner du en stor del af den økonomiske usikkerhed ved sygefravær. En velfungerende økonomi kræver, at du får de penge hjem, du har krav på, så du kan bruge din energi og din kapital på at fortsætte virksomhedens vækst.