Sådan laver du en bankafstemning

Lær, hvordan du laver en korrekt bankafstemning trin for trin og få styr på regnskabet, så du kan undgå fejl og få ro i økonomien.

Når du driver virksomhed, er bankkontoen ofte det sted, hvor økonomien føles mest virkelig. Det er her, pengene går ind og ud. Alligevel oplever mange nye virksomhedsejere, at regnskabet og bankkontoen ikke altid stemmer overens. Her kommer bankafstemning ind i billedet.

En bankafstemning er en kontrol, der sikrer, at det, der står i dit regnskab, også er det, der faktisk er sket på din bankkonto. Laver du bankafstemning løbende, opdager du fejl i tide og undgår ubehagelige overraskelser ved moms, årsafslutning eller dialog med din revisor.

I denne artikel får du en praktisk gennemgang af, hvad en bankafstemning er, hvorfor den er vigtig og ikke mindst hvordan du laver den.

Hvad er en bankafstemning?

En bankafstemning er en sammenligning mellem saldoen på din virkelige bankkonto og saldoen på bankkontoen i dit regnskabsprogram.

Målet er, at tallene stemmer overens.

Hvis de ikke gør, betyder det, at der enten mangler posteringer, at noget er bogført forkert eller at der er sket noget i regnskabet, som du endnu ikke har taget højde for. Bankafstemningen hjælper dig med at finde og rette fejlene.

Bankafstemning er ikke kun aktuel ved årsafslutning. Tværtimod er det mest værdifuldt, når den bruges løbende.

Hvorfor er bankafstemning vigtig?

Som virksomhedsejer er det let at tro, at regnskabet passer, så længe bankkontoen ikke er i minus. Men regnskabet bruges til langt mere end at se, hvor mange penge du har.

En korrekt bankafstemning sikrer, at:

• alle indtægter og udgifter er bogført korrekt
• du har et retvisende billede af virksomhedens økonomi
• fejl opdages, mens de er nemme at rette
• moms er opgjort korrekt

Mange problemer i regnskabet starter småt: en glemt betaling, et manglende bilag eller en dobbeltpostering. Uden bankafstemning vokser de stille og roligt og ender ofte som tidskrævende oprydning senere.

Hvornår bør du lave bankafstemning?

Som udgangspunkt bør du afstemme banken mindst én gang om måneden. Har du mange posteringer, kan det give mening at gøre det oftere.

En god tommelfingerregel er:

• hver måned som minimum
• altid før momsindberetning
• altid før dialog med revisor

Jo oftere du afstemmer, desto nemmere bliver det. Og hvis du til stadighed får grå hår af at bogføre og afstemme konti, kan du overveje at overlade arbejdet til en bogholder.

Sådan laver du en bankafstemning trin for trin

1) Find bankens saldo på den dato, du vil afstemme

Start med at logge ind i din netbank og gå til din erhvervskonto. Vælg en fast dato, som du vil afstemme med kontoen i dit regnskab – typisk den sidste dag i en måned, fx 31. marts.

Denne saldo er det facit, som dit regnskab skal stemme overens med, og altså det tal, du arbejder med, når du skal afstemme.

2) Find saldoen i dit regnskabsprogram

Gå nu ind i dit regnskabsprogram og find saldoen på kontoen på samme dato. De fleste regnskabsprogrammer har en rapport eller oversigt, hvor du kan se bankkontoens saldo.

Sammenlign saldoen i regnskabet med saldoen fra banken. Hvis de to beløb er ens, betyder det, at alle bankposteringer er bogført korrekt, og banken er afstemt for perioden.

Hvis beløbene ikke stemmer, skal du videre til næste trin og finde forskellen.

3) Sammenlign bankposteringer og bogføring

Hvis saldoen ikke stemmer, skal du nu finde ud af, hvad der mangler eller er bogført forkert.

Start i banken og gennemgå posteringerne én ad gangen for den periode, du afstemmer. For hver postering spørger du dig selv:

• Findes denne ind- eller udbetaling i regnskabet?
• Er beløbet det samme?
• Er den bogført på nogenlunde samme dato?

Herefter gør du det samme den anden vej rundt: Tjek regnskabet og se, om alle bogførte bankposter også kan genfindes på bankkontoen.

Hvis dit regnskabsprogram har bankintegration, vil mange posteringer allerede være hentet ind automatisk. Det gør arbejdet lettere, men du skal stadig kontrollere, at de er korrekt bogført og matchet.

Finder du:

• en bankpostering, der mangler i regnskabet, skal den bogføres
• en postering, der er bogført dobbelt, skal den ene slettes
• en postering, der er bogført forkert, skal den rettes

Det er trivielt arbejde, men hvis du gennemgår det systematisk fra en ende, vil du til sidst finde fejlene. Ofte er det en eller to posteringer, der forklarer hele forskellen.

Typiske fejl ved bankafstemning

Selvom bankafstemning er simpel i princippet, går de samme fejl igen hos mange nye virksomhedsejere:

• man afstemmer kun “i hovedet” og ikke konkret
• man springer måneder over og mister overblik
• man ignorerer små differencer, der senere vokser
• man blander privat- og erhvervsbetalinger

Især sammenblanding af privat og virksomhed gør bankafstemning unødigt vanskelig. En separat erhvervskonto er næsten altid en god investering.

Et lille arbejde, der giver stort overblik

Bankafstemning er ikke noget, der direkte skaber omsætning. Til gengæld er det noget, der skaber ro. Når du ved, at bank og regnskab stemmer, bliver moms, budgetter og beslutninger markant lettere.

For mange virksomhedsejere bliver bankafstemning en fast rutine på 10-15 minutter om måneden. Det er tid, der betaler sig igen i færre fejl og i bedre overblik.

Og er du i tvivl undervejs, eller vokser virksomheden, kan det være en god idé at få en bogholder eller revisor til at kigge dine afstemninger igennem. Ikke fordi du ikke kan selv, men fordi det er sådan, du sikrer, at fundamentet er solidt fra start.