3 måder at arbejde strategisk med økonomien på

Når virksomheden vokser, ændrer økonomien karakter, og du kan begynde at bruge den aktivt: til at skabe overblik, prioritere rigtigt og træffe bedre valg, før problemerne bliver synlige i driften.

De fleste virksomhedsejere begynder med en relativt enkel økonomi. Der er kunder, indtægter, udgifter, moms og måske en lønudbetaling eller to. Så længe virksomheden er lille, kan meget klares med sund fornuft, tæt kontakt til banken og en fornemmelse af, hvordan måneden ser ud.

Men når virksomheden får flere ansatte, flere faste omkostninger og større forpligtelser, bliver den økonomiske virkelighed mere kompleks og så opstår der et behov for bedre økonomistyring.

Du har brug for at forstå, hvad tallene fortæller om virksomhedens retning. Hvor tjenes pengene? Hvor bindes likviditeten? Hvornår kan du ansætte? Hvornår bør du vente? Og hvilke dele af forretningen ser sunde ud på overfladen, men presser økonomien underneden?

Nedenfor får du et bud på tre måder, du kan arbejde mere strategisk med økonomien på.

1) Økonomi som beslutningsgrundlag

Når du arbejder strategisk med økonomien, arbejder du ikke bagud. Du bruger i stedet tallene til at forstå, hvad du bør gøre fremad.

Det kan for eksempel være at se på en høj omsætning og forstå, om den skaber et tilfredsstillende resultat. En virksomhed kan sagtens have travlt, uden at indtjeningen følger med. Hvis omkostningerne vokser i samme tempo (eller hurtigere) kan væksten i praksis gøre virksomheden mere sårbar.

Derfor bør du ikke kun kigge på toplinjen. Du bør også se på dækningsgrad, faste omkostninger, lønomkostninger, likviditet og resultat efter de reelle driftsomkostninger. Det er her, du begynder at se, om virksomheden udvikler sig sundt.

Et godt sted at starte er at aftale med din revisor, hvilke 4-6 nøgletal du bør følge hver måned. Det kan for eksempel være omsætning, dækningsgrad, lønandel, faste omkostninger, likviditet og resultat før skat.

Du kan også bede din revisor hjælpe dig med at gøre tallene mere beslutningsnære. Det betyder, at økonomien ikke kun bliver vist som et regnskab, men sat op på en måde, der svarer på de spørgsmål, du faktisk sidder med som ejer: Har vi råd til at ansætte? Er vores priser høje nok? Tjener vi nok på de kunder, der fylder mest? Er der måneder, hvor likviditeten bliver presset? Og hvor meget skal vi omsætte, før næste investering giver mening?

Det er især værdifuldt at få lavet en fast månedlig gennemgang, hvor du ikke bare ser, hvad der er sket, men hvad tallene peger på. Hvis dækningsgraden falder, skal du forstå hvorfor. Hvis lønomkostningerne stiger, skal du vide, om det skyldes vækst, ineffektivitet eller forkert bemanding. Hvis likviditeten bliver stram, skal du kunne se, om problemet ligger i indtjening, betalingsfrister, moms, skat eller kunder, der betaler for sent.

2) Find ud af, hvor virksomheden tjener sine penge

En af de vigtigste strategiske øvelser er at se bag om den samlede omsætning. Du ved sikkert godt, hvilke kunder der fylder mest, men det er ikke altid det samme som at vide, hvilke kunder der er mest profitable.

En stor kunde kan se attraktiv ud, fordi den giver høj omsætning. Men hvis kunden kræver mange timer, hasteopgaver, særvilkår eller lavere priser, kan fortjenesten være langt mindre, end du tror. Det samme gælder ydelser, produkter og projekter. Noget kan fylde meget i hverdagen uden nødvendigvis at være det, virksomheden tjener bedst på.

Derfor kan det være en god idé at gennemgå økonomien sammen med din revisor og få opdelt indtjeningen mere præcist.

En konkret øvelse er at tage de største kunder eller opgavetyper og holde omsætningen op mod det reelle tidsforbrug, de direkte omkostninger og den interne belastning. Hvilke kunder kræver mest opfølgning? Hvor opstår der flest fejl, hasteopgaver eller ekstra timer? Og hvilke opgaver giver et godt resultat uden at trække unødigt mange ressourcer ud af virksomheden?

Det giver dig et bedre grundlag for at træffe beslutninger om priser, prioritering og salg. Og når du ved, hvor virksomheden reelt tjener sine penge, bliver vækst ikke bare et spørgsmål om at få flere kunder. Det bliver et spørgsmål om at få flere af de rigtige kunder.

3) Arbejd fremad med budget, likviditet og scenarier

Et budget er mest værdifuldt, når det bruges aktivt som et redskab til at vurdere, hvad virksomheden kan bære, før du træffer større beslutninger.

Hvis du overvejer at ansætte, investere i udstyr, flytte lokaler eller øge markedsføringen, bør beslutningen kobles til økonomien. Her kan du med fordel tage en konkret snak med din revisor om, hvad beslutningen betyder for de faste omkostninger, indtjeningen og likviditeten.

Det handler især om at få svar på nogle få centrale spørgsmål: Hvor meget ekstra omsætning skal der til, før beslutningen giver mening? Hvor hurtigt skal investeringen tjene sig hjem? Hvilke måneder bliver likviditeten mest presset? Og hvad sker der, hvis resultatet kommer tre eller seks måneder senere end forventet?

Likviditeten bør have særlig opmærksomhed. En virksomhed kan godt se sund ud på papiret og samtidig få problemer, hvis pengene er bundet i varelager, udlæg eller kunder, der betaler sent. Derfor bør du ikke kun se på årets forventede resultat, men også på hvornår pengene faktisk kommer ind og går ud.

En håndgribelig øvelse er at få lavet et simpelt likviditetsbudget for de næste 3, 6 eller 12 måneder. Det kan vise, hvornår moms, løn, feriepenge, skat, leverandører og større betalinger rammer samtidig. På den måde kan du planlægge i tide, i stedet for at kontoen ender med at bestemme tempoet.

Du kan også bede din revisor opstille et par enkle scenarier. Hvad sker der, hvis omsætningen fortsætter som nu? Hvad sker der, hvis en stor kunde forsvinder? Hvad sker der, hvis du ansætter én medarbejder mere? Når du ser konsekvenserne på forhånd, bliver beslutningerne mere konkrete. Du går fra at tænke “det burde vi kunne” til at vide, hvad virksomheden faktisk kan bære.