Har du mistet bilag? Sådan får du styr på dokumentationen

Manglende bilag kan i nogle tilfælde genskabes, så du kan få dem med i dit regnskab. Men det kræver, at du kan lokalisere leverandøren – ellers må du nøjes med en note.

Mange selvstændige kender situationen: Momsfristen nærmer sig, og regnskabet skal gøres klar, men… hvor er nu det bilag?! Det kan være en kvittering, der aldrig blev fotograferet, en faktura, der er forsvundet i indbakken, eller et køb, hvor dokumentationen er blevet væk mellem apps, mapper og mails. Mistede bilag skaber usikkerhed i regnskabet og kan i værste fald betyde, at du mister fradrag eller skal forklare dig over for SKAT.

I denne artikel får du en trin for trin-guide til, hvordan du genskaber dokumentation, håndterer manglende bilag korrekt og forebygger problemet fremover.

Derfor er mistede bilag et problem

Et bilag er din dokumentation for, at en udgift er erhvervsmæssig. Uden dokumentation kan SKAT afvise udgiften, også selvom købet i princippet er gyldigt. Det påvirker både dit momsfradrag og dit skattemæssige fradrag. Et enkelt manglende bilag er sjældent kritisk, men bliver det til en vane, underminerer det kvaliteten af hele regnskabet.

Mistede bilag kan også give:

• forskelle mellem bank og bogføring
• unødvendigt høj skat, når udgifter ikke godkendes
• ekstraarbejde ved årsafslutning
• højere risiko ved et eventuelt kontrolbesøg

Jo tidligere du får styr på dokumentationen, desto lettere er det at sikre rene og troværdige tal. Men sket er sket, og indimellem forsvinder bilag – og hvad gør du så?

Sådan genskaber du et mistet bilag

Når du opdager, at du mangler et bilag, kan du næsten altid genskabe det med denne proces:

1) Start med bankposteringen

Find dato og beløb i din netbank eller i bankintegrationen i dit regnskabsprogram. Det giver dig en konkret søgning at arbejde ud fra. Ofte kan en klar kontobevægelse lede dig direkte til leverandøren.

2) Kontakt leverandøren

De fleste leverandører kan hurtigt gensende en faktura eller kvittering, når du oplyser dato, beløb og betalingsmetode. Det gælder både webshops, restauranter, abonnementer og fysiske butikker. Mange har systemer, der gør det muligt at finde købet på få sekunder.

3) Tjek mail, spam og apps

Kvitteringer fra online tjenester lander ofte automatisk i indbakken eller i deres egne apps – fx for hosting, softwareabonnementer eller digitale køb. Søg efter leverandørens navn, dato, beløb eller ord som “invoice”, “receipt” eller “faktura”.

4) Brug MobilePay eller kortudtræk som spor

MobilePay- og kortkvitteringer viser sjældent fuld dokumentation, men de kan hjælpe dig med at identificere leverandøren, så du kan få fat i den originale faktura.

5) Kan bilaget ikke genskabes?

SKAT accepterer i enkelte tilfælde, at du laver en intern note, hvis bilaget ikke kan skaffes, men kun hvis du kan dokumentere indsatsen for at finde det. Noten skal som minimum indeholde:

• hvad du har købt
• hvor og hvornår
• hvorfor det er erhvervsmæssigt
• beløb og betalingsform
• bekræftelse af, at bilaget reelt er bortkommet

Det er dog altid sidste løsning. Noten giver dig mindre sikkerhed end et rigtigt bilag, og derfor bør du kun bruge den, når alt andet er forsøgt.

Situationer hvor du ikke kan få fradrag

Selvom du genskaber informationer, kan der være situationer, hvor udgiften ikke kan trækkes fra. Det gælder fx hvis:

• du ikke kan dokumentere købet overhovedet
• bilaget kun viser et beløb uden detaljer
• formålet ikke kan sandsynliggøres
• købet er blandet privat og erhvervsmæssigt uden klar fordeling

I sådanne tilfælde er det sikreste at undlade fradrag. Det er bedre at gå glip af en udgift end at få problemer ved kontrol.

Undgår at miste bilag fremover

Mistede bilag skyldes næsten altid manglende rutiner. Med enkle tiltag kan du sikre, at dokumentationen aldrig forsvinder igen.

1) Brug mobilappen til dit regnskabssystem

Tag et billede af kvitteringen, så snart du har betalt. Det tager få sekunder og sikrer, at bilaget ikke bliver væk. Hvis det er en udgift i forbindelse med et møde eller en rejse, kan du skrive direkte på kvitteringen, hvem du har holdt møde med, eller hvad rejseudgiften er relateret til.

2) Videresend e-mailkvitteringer automatisk

De fleste regnskabsprogrammer giver dig en unik mailadresse, du kan sende fakturaer direkte til. Det betyder, at bilagene lander det rigtige sted med det samme, og du slipper for at lede efter dem senere.

3) Afstem løbende

Hvis du afstemmer bank og bilag ugentligt eller månedligt, opdager du manglende bilag tidligt, hvor de stadig er lette at genskabe. Det kan være en fordel at have en bogholder tilknyttet, der automatisk vil bede om manglende bilag, når det er aktuelt.

4) Hav klare regler for privat og erhverv

Hold privatøkonomien adskilt fra virksomheden. Det reducerer risikoen for, at erhvervskøb drukner i private posteringer.

5) Reducer friststress

Jo tættere du kommer på en moms- eller regnskabsfrist, desto større er risikoen for, at bilag mangler. Eller i hvert fald for at du bliver stresset over at finde dem frem (og evt. genskabe dem). Et løbende system minimerer problemet.

Eksempler fra virkeligheden

Eksempel 1: Konsulenten med den manglende restaurantkvittering

En konsulent opdager ved momsafslutning, at kvitteringen for et kundemøde på en restaurant mangler. Via bankposteringen finder han dato og sted, ringer til restauranten og får kvitteringen gensendt. Udgiften kan nu godkendes uden problemer.

Eksempel 2: Webshoppen der mister leverandørfakturaer

En mindre webshop bruger flere forskellige leverandører. To fakturaer er blevet væk i indbakken. Leverandøren finder dem hurtigt via ordrenumre fra webshoppen, og bogholderen opdaterer momskladden samme dag. Fremover får webshoppen sat automatisk mailvideresendelse op til regnskabssystemet.

Dokumentation er fundamentet for sunde tal

Mistede bilag sker for selv de mest strukturerede virksomheder, men det er håndteringen, der afgør, om det bliver et lille irritationsmoment eller et større problem. Når du har klare rutiner og et system til at genskabe dokumentation, bliver regnskabet en stabil del af driften. Det sparer tid, mindsker risikoen for fejl og giver større tryghed i dialogen med bogholder, revisor og myndigheder.