3 fejl mange laver i første årsregnskab (og hvordan du undgår dem!)

Undgå de typiske fejl i dit første årsregnskab. Få styr på bilag, afstemning og periodisering og få et regnskab, du trygt kan bruge til at styre din virksomhed.

Det første årsregnskab føles for mange som en prøve: Har du styr på tallene, bilagene og fristerne, eller dukker der pludselig overraskelser op i form af restskat, manglende bilag og spørgsmål fra revisoren eller myndighederne?

Som nystartet virksomhed er det helt naturligt, at alt ikke sidder i skabet endnu. Men netop det første årsregnskab sætter retningen: Det viser, om dit setup fungerer, og om din bogføring kan holde til et helt regnskabsår.

I denne artikel gennemgår vi tre typiske fejl, mange laver i deres første årsregnskab, og forklarer, hvad du konkret kan gøre for at undgå dem. Resultatet er, at du står med et årsregnskab, du både kan være tryg ved og bruge aktivt i din virksomhed.

Hvorfor er det første årsregnskab særligt?

Årsregnskabet er den samlede opgørelse over, hvordan din virksomhed har klaret sig økonomisk i løbet af et helt regnskabsår. Her samler du alle bogførte poster og viser:

• Hvad du har tjent (omsætning)
• Hvad du har brugt (omkostninger)
• Hvad der er tilbage (resultat)
• Hvad virksomheden ejer og skylder (balance)

For et ApS skal årsrapporten indsendes til Erhvervsstyrelsen. For enkeltmandsvirksomheder afhænger omfanget af dit setup, men du skal altid kunne dokumentere regnskabet over for SKAT.

Det første årsregnskab er særligt, fordi:

• Du ofte har opstartsomkostninger, der ser anderledes ud end de kommende år
• Din bogføring måske ikke har været helt struktureret fra dag ét
• Systemer, kontoplan og rutiner stadig er under opbygning

Netop derfor er der tre fejl, der går igen hos mange nye virksomheder.

Fejl 1: Manglende overblik over bilag og uafstemte konti

Den mest klassiske fejl i det første årsregnskab er ganske enkelt den, at bogføringen ikke er komplet. Der mangler bilag, bankkonti er ikke afstemt og nogle poster ligger på tilfældige eller forkerte konti.

Mange oplever fx:

• Bilag, der ligger i mail, i lommer, i downloads – men ikke i regnskabssystemet
• Bankkonto og regnskab stemmer ikke på kroner og ører – eller er slet ikke afstemt
• MobilePay, PayPal, Stripe eller andre betalingsløsninger er ikke medtaget korrekt
• Udgifter er smidt på “diverse” i stedet for på den rigtige konto

Konsekvensen er, at årsregnskabet bliver usikkert: Du kan ikke stole på resultatet, og din revisor (eller SKAT) vil stille spørgsmål, hvis der mangler dokumentation.

For at undgå fejlen bør du have som mål, at alt skal være afstemt, inden du laver årsregnskab. Du kan fx:

• afstemme bank og kasse løbende
• gennemgå bankposteringer hver måned og sørge for, at alt er bogført
• tjekke at saldoen i regnskabsprogrammet stemmer med banken
• samle dine bilag ét sted – helst digitalt
• bruge appen til dit regnskabsprogram til at tage billeder af kvitteringer
• videresende e-mailkvitteringer direkte til systemet
• gå alle konti igennem inden årsluk

Er der “skæve” saldi på mellemregningskonti, diverse-konti eller momskonti? Er der store poster uden bilag eller forklaring? Det kan undgås fremadrettet, hvis du laver en fast tjekliste, hvor du altid:

• afstemmer banken ved månedens udgang
• afstemmer MobilePay og andre betalingsløsninger ved månedens udgang
• sørger for at uploade bilag og vedhæfte dem til relevante posteringer

Jo mere du får styr på i løbet af året, jo mindre brandslukning venter der dig, når årsregnskabet skal laves. Hvis du har svært ved selv at få lavet rutinerne (eller overholde dem), kan du overveje at tilknytte en bogholder til din virksomhed. En lille virksomhed kan typisk nøjes med få timer om måneden, og det er godt givet ud, når årsregnskabet skal laves.

Fejl 2: Blanding af privat/erhverv og forkert periodisering

En anden klassisk fejl er, at privatøkonomi og virksomhed flyder sammen. Samtidig bliver indtægter og udgifter ofte placeret i det forkerte år, fordi periodisering ikke er tænkt ordentligt ind.

Du kan fx genkende, at du:

• bruger samme konto privat og erhverv og sorterer bagefter
• betaler noget privat fra firmakontoen (eller omvendt) uden at bogføre det korrekt
• bogfører hele årsbetalinger på én gang, selvom de vedrører flere år (fx forsikring eller abonnement)
• fakturerer sent, så indtægter, der egentlig vedrører året, først kommer med i næste regnskab

Konsekvenserne er et regnskab, der ikke viser det reelle resultat for året, ligesom du risikerer fejl i skat og moms, når du ikke holder privatøkonomi og erhvervsøkonomi adskilt.

Du behøver ikke gøre det perfekt fra dag ét, men fejlen kan undgås, hvis du fx:

• adskiller privat og erhverv med forskellige kontokort
• opretter en separat erhvervskonto til virksomheden
• undgå at bruge firmakortet privat – og omvendt
• bogfører eventuelle private transaktioner korrekt

I en enkeltmandsvirksomhed kan du bruge regnskabskonti til “privat indskud” og “privat hævning”. I et selskab skal du registrere løn, udbytte eller mellemregninger korrekt, så du ikke får et ulovligt aktionærlån.

Derudover bør du tænke over periodisering ved årsskiftet, herunder:

• Udgifter, der vedrører flere år (fx forsikring): fordel dem, hvis beløbet er væsentligt
• Send fakturaer for arbejde udført i år, inden året slutter, så omsætningen lander i det rigtige regnskab

På den måde får du et mere retvisende regnskab, og du slipper for unødige skattemæssige overraskelser.

Fejl 3: Årsregnskabet bruges ikke aktivt

Den tredje fejl er mere mental end teknisk: Mange ser årsregnskabet som noget, der bare skal overstås for at leve op til kravene. Dermed går de glip af den vigtigste værdi – nemlig indsigt i hvordan virksomheden faktisk klarer sig.

Selvom enkeltmandsvirksomheder ikke skal indsende en årsrapport til Erhvervsstyrelsen, er fejlen mindst lige så relevant for soloselvstændige. Du skal stadig lave et regnskab til SKAT, og tallene er det vigtigste grundlag for at forstå, hvordan virksomheden klarer sig, og hvordan den kan forbedres.

Typisk ser man at:

• årsregnskabet laves, men bliver ikke gennemgået af ejeren
• nøgletal som dækningsgrad, lønudgifter eller udvikling i omkostninger analyseres ikke
• budget og likviditet hænger ikke sammen med det, der står i regnskabet
• dialogen med revisor eller bogholder kun bruges til godkendelse – ikke til sparring

Konsekvensen er, at du mister et stærkt styringsværktøj. Du får måske at vide, om du har overskud eller underskud, men ikke, hvad du kan gøre bedre næste år.

Se i stedet årsregnskabet som din årlige helbredsundersøgelse af virksomheden ved at:

• sammenligne resultatet med dit budget og dine forventninger
  • Tjente du det, du regnede med?
  • Lå udgifterne, hvor du forventede – eller er nogle poster løbet løbsk?
• Kig på få, men vigtige nøgletal
  • Bruttomargin/dækningsgrad: Hvor meget tjener du, når direkte omkostninger er betalt?
  • Faste omkostninger: Hvor tunger din virksomhed at drive rent økonomisk?
  • Likviditet: Har du haft luft på kontoen, eller lever du fra momsafregning til momsafregning?

Lav 2-3 konkrete beslutninger på baggrund af regnskabet. Overvej fx om:

• priserne skal justeres
• omkostninger kan skæres ned eller forhandles
• du kan ændre på dine rutiner for fakturering, opfølgning eller lagerstyring

Brug din revisor som sparringspartner

Mange virksomhedsejere bruger kun deres bogholder eller revisor, når regnskabet skal afsluttes, men der ligger ofte stor værdi i at bruge dem mere aktivt.

En revisor kan hjælpe dig med at se sammenhænge i tallene, som du måske ikke selv får øje på, og oversætte regnskabet til praktiske beslutninger, der styrker din virksomhed. Når du får gennemgået tallene ansigt til ansigt, bliver regnskabet samtidig en mulighed for at forstå, hvorfor tingene ser ud, som de gør, og hvad der kan justeres fremadrettet. Det giver en helt anden ro og et bedre grundlag at arbejde videre fra.

Har du en revisor med branchekendskab, kender vedkommende både dine tal og typiske udfordringer i lignende virksomheder, og du kan derfor få konkrete anbefalinger, der tager udgangspunkt i netop din situation. På den måde bliver dialogen ikke kun en kontrol af, om alt er korrekt, men en sparring der kan hjælpe dig med at sætte retning for det kommende år.

Overblik over typiske fejl

Brug det første årsregnskab til at bygge tryghed

Dit første årsregnskab behøver ikke være perfekt for at være værdifuldt. Det vigtigste er, at du:

• får ryddet op i de største fejl og mangler
• skaber strukturer, der gør år nummer to lettere
• får konkret indsigt i, hvad der fungerer, og hvad der skal justeres

Og jo tidligere du får styr på de tre klassiske fejl, desto mindre tid skal du bruge på brandslukning og desto mere tid kan du bruge på det, du egentlig startede virksomheden for: at skabe værdi for dine kunder.